Perfektes Dokumentenmanagement

Perfektes Dokumentenmanagement

Haben Sie schon mal versucht, Ihrem Kind perfektes Dokumentenmanagement zu erklären? Eigentlich ist es ganz einfach. Und nehmen wir der Einfachheit halber mal an, Ihr Kind, weiß was ein Dokument ist und Management, Daten und Laufwerke und so weiter. Und Ihr Kind stellt keine Fragen, bei denen Sie vom Hölzchen auf Stöckchen kommen …

Vater:
„Also, pass mal auf … Eigentlich wünschen sich alle Unternehmen gute Lösungen, um ihre Daten zu managen. Denn nur so bleiben sie wettbewerbsfähig und können effektiv mit allen ihren Daten arbeiten, also Dokumentenmanagement machen. Diese Daten, z. B. Rechnungen, werden über das Internet zum Unternehmen geschickt, landen in den E-Mail-Postfächern der Verwaltung … Durchaus auf verschiedenen Laufwerken. Von dort aus werden die externen Dokumente an die Kollegen in den Abteilungen verteilt oder sind von dort aus abzurufen. Außerdem produziert das Unternehmen selbst Daten, jede Menge Daten, elektronische Daten: Rechnungen, Lieferscheine, Datenblätter, Verträge, Fotos, Videos, Grafiken. Die müssen auch irgendwo bleiben, das heißt gespeichert werden. Und dabei muss man den Überblick behalten. Wenn einem das gelingt, ist es perfektes Dokumentenmanagement!

 Hast du verstanden?“

Kind:
„Nein.“

Vater:
„Gut, also … wieso nein? Oder mal anders. Weißt Du … ein Dokumentenmanagement-System sortiert die Daten automatisch und stellt sicher, dass die Mitarbeiter die gesuchten Informationen schnell finden, weil alle Daten in elektronischen Akten liegen, die alle leicht zu finden sind. Und ausdrucken kann man sie natürlich auch, wenn man leistungsfähige Multifunktionsgeräte hat, Kopierer, Drucker, Scanner, Fax und so. Ein Dokumentenmanagement-System macht die Verwaltung transparent … übersichtlich. Jeder weiß, was der andere tut. Das Unternehmen spart Zeit und Geld. Außerdem ist das Dokumentmanagement-System gut für die Stimmung im Unternehmen. Und für die Mitarbeiter ist es ein gutes Gefühl, wenn sie merken, dass sie ihre Daten im Griff haben und einen guten und effizienten Job machen … Jetzt weißt Du, was Dokumentenmanagement ist.“

Kind:
„Nein.“

Vater:
„O.k. … dann stell Dir mal vor, die Räder an deinem Auto sind das Dokumentenmanagement-System. Ohne Räder kannst Du nicht fahren.“

Kind
„Will fahren …“

Vater:
„Klasse, der Junge hat’s kapiert!“

 

Mehr lesen … HAIN für Hankook.

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