To-do-Listen sind von gestern: 4 bessere Techniken für mehr Produktivität im Büro

To-do-Listen sind von gestern. 4 bessere Techniken für mehr Produktivität im Büro. HAIN® GmbH. Mehr Büro geht nicht.

 

Studien oder auch Bücher von Psychologen haben immer wieder gezeigt, dass To-do-Listen Struktur und Ordnung schaffen können, wo sonst Unordnung herrscht. Sie helfen Angestellten im Büro ebenso wie den Chefs eines Unternehmens. Aber heutzutage gerät der Ansatz, einfach anstehende Aufgaben aufzuschreiben, zunehmend ins Hintertreffen gegenüber der Entwicklung einer immer dynamischeren Wirtschaft. To-do-Listen sind von gestern.

Vielmehr ist es nun erforderlich, andere und größere Prioritäten zu setzen. To-do-Listen halten davon ab und zugleich entsteht schnell ein Berg unerledigter Aufgaben. Das sorgt für Stress, senkt die Motivation und der Fokus für das Wesentliche geht verloren. Die beabsichtigte und früher bestätigte Wirkung der Listen schwindet. Für die Zukunft gibt es vier bessere, produktive Arbeits- oder Organisationstechniken. Sie arbeiten effektiver, wenn Sie Ihre Aufmerksamkeit primär auf jene Dinge richten, die Ihre Arbeit oder Ihr Unternehmen am weitesten voranbringen.

 

#1 Strategische Prioritäten setzen

Sie müssen meist ein Bündel von Aufgaben oder Projekten bearbeiten. To-do-Listen verteilen Aufmerksamkeit und Zeit eher gleichmäßig auf alle und so geht alles nur stückchenweise voran. Priorisieren Sie stattdessen zuerst nach Vorgaben wie Terminen, aber besonders nach dem Wirkungsgrad des Ergebnisses einer abgeschlossenen Arbeit. Was bringt Sie oder das Unternehmen am weitesten? Welcher Projektabschluss erzielt die meisten Synergieeffekte und erübrigt nebenbei eventuell gleich andere Aufgaben? Setzen Sie Prioritäten und ordnen Sie diese nach maximalem Effekt. Greifen Sie pro Quartal jedoch nicht mehr als drei Ziele an. Ansonsten landen Sie schnell wieder im Schema einer To-do-Liste. Um das zu verhindern, stehen die Prioritäten eines Quartals auch nicht in Stein gemeißelt. Bleiben Sie offen für neue Entwicklungen und Änderungen.

#2 Arbeit und Verantwortung abgeben

Mit zunehmenden oder komplexeren Aufgaben hängen gute, zeitnahe Erfolgschancen nicht nur von eigenen Fähigkeiten und persönlichem Einsatz ab. Diese Chancen steigen jetzt eher, wenn Sie Arbeit und Verantwortung im Team abgeben und delegieren. Im Gegenzug können Sie anderen etwas abnehmen. Durch diese Umverteilung steigern Sie im Verbund mit anderen die Effektivität der ganzen Abteilung, einer Gruppe oder eines Teams. Wichtig dabei: Es braucht einen übergeordneten Plan, der diese Umverteilung und genauso Termine für die Erledigung festhält. So vermeiden Sie Missverständnisse und Überschneidungen.

#3 Arbeiten Sie vom Ziel aus

Definieren Sie ein konkretes Ziel – etwa für das nächste Quartal. Wollen Sie zum Beispiel den Umsatz um zwei Prozent steigern, fragen Sie sich: Was muss ich oder was müssen wir am ehesten dafür tun, um dieses Umsatzziel zu erreichen? Dieser Ansatz führt Sie automatisch zu den wichtigsten Prioritäten. Denken Sie dagegen zuerst an die Gesamtheit aller Aufgaben und erst dann an das Ziel, fällt es schwerer, die wichtigsten zu erkennen. Die Arbeitsaufteilung erfolgt dann schnell wieder nach dem Gießkannenprinzip einer To-do-Liste.

#4 Effekte prüfen

Zwischen Theorie und Praxis liegen oft große Unterschiede. Nicht jede vielversprechende Idee funktioniert am Ende wie gedacht. Diese Diskrepanzen sollten Sie neben Erfolgen ebenso systematisch erfassen, um Irrtümer nicht zu wiederholen. So finden Sie laufend Optimierungspotenzial für zukünftige Planungen und Aufgabenverteilungen. Sie steigern Ihre eigene Effizienz oder die Ihres Teams damit immer weiter und erreichen einen zunehmend besseren, dynamischeren Organisationsgrad.

To-do-Listen sind von gestern: Agilität gewinnt

Genau diese Dynamik ist für den Erfolg heute von jedem einzelnen wie vom gesamten Unternehmen mehr gefragt denn je. Ein neues Zeitalter, New Work, hat begonnen – mit neuen Workplace Trends und einer neuen Arbeitsorganisation, die unmittelbar bei allen Mitarbeitenden selbst und mit immer weniger To-do-Listen beginnt.

 

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Hofmeister