Videocalls und Onlinekonferenzen – die Coronajahre haben gezeigt, dass Meetings nicht unbedingt in persona stattfinden müssen. Aus der einstigen Notlösung hat sich zuletzt immer mehr ein Dauerzustand entwickelt. Aber ist der auch wirklich eine ideale Lösung für effiziente Meetings im Büro?
Vom Besprechungszimmer zum modernen Konferenzraum
Mehr und mehr Arbeit findet wieder in den Büros statt. Zugleich erlauben viele Unternehmen weiterhin Arbeit im Homeoffice. Videokonferenzsoftware und Collaboration Tools oder auch Dokumentenmanagementsysteme (DMS) können hier weiterhin Brücken schlagen und eine effiziente Zusammenarbeit oder auch Besprechungen ermöglichen. Daneben steht aber genauso das Meeting-Erlebnis im Mittelpunkt. Es hat direkten Einfluss auf
- die Produktivität am Arbeitsplatz,
- schnellere Problemlösungen,
- eine verbesserte Innovationskraft,
- erhöhte Kompetenzentwicklung und
- mehr Zufriedenheit bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
Deswegen gab es schon vor den Coronajahren in vielen Unternehmen Bestrebungen, alte Besprechungs- oder Konferenzräume zu modernisieren. Ein großer Tisch, die passende Anzahl an Stühlen, ein Flipchart oder auch ein Beamer genügten schon lange nicht mehr für produktive Zusammenkünfte – und dieser Druck zu einem Upgrade oder einer Weiterentwicklung hat sich nun noch einmal durch die vermehrt hybride Arbeit in den Unternehmen verstärkt.
So sieht der moderne Konferenzraum aus
Die Zusammenarbeit in Unternehmen, einzelnen Abteilungen oder Teams flexibilisiert sich zunehmend, verläuft agiler und dynamischer. Darauf müssen moderne Konferenzräume vorbereitet sein und eine entsprechende Anpassungsfähigkeit in Gestaltung oder Größe mitbringen – ein wichtiges Kriterium nicht nur für Konferenzräume, sondern für alle modernen Bürokonzepte.
Der zweite wichtige Punkt: die technische Ausstattung. Sie muss heute wie in Zukunft eine möglichst hohe standortübergreifende Interaktivität erlauben, um interne wie externe Meeting-Teilnehmerinnen und -Teilnehmer umfangreich einzubeziehen. Dafür benötigen die Konferenzräume Ausstattungen wie große Displays mit integrierten PTZ- oder 360-Grad-Kameras, Whiteboards, eventuell Dokumentenkameras und am Ende eine automatisierte Meeting-Erfassung.
Mit smarten Erweiterungen binden Sie außerdem Raumelemente wie die Beleuchtung oder Jalousien ein und steuern Sie automatisch passend zu den jeweiligen Besprechungssituationen. Nicht immer ist eine Vollausstattung erforderlich. Orientieren Sie sich an den am häufigsten genutzten Funktionen und sparen Sie so Kosten und IT-Aufwand. Dieser ist auch längerfristig zu betrachten und sollte hinsichtlich Updates, Anpassungen oder Erweiterungen nicht zu komplex geraten.
Cloud-basierte Systeme und Tools bieten dabei einige Vorzüge gegenüber in der eigenen IT-Landschaft installierten Anwendungen. Sie lassen sich einfacher managen, passen sich leichter an neue Anforderungen an und bieten zuletzt Kostenvorteile. Datenschutz oder allgemeine Sicherheit gewährleisten Ihnen zuverlässige Anbieter wie zum Beispiel DocuWare mit umfangreichen Zertifizierungen.
Weitere Sicherheit in einem modernen Konferenzraum oder bei Meeting-Aufzeichnungen
Es wird immer mehr zur Gewohnheit, dass die technische Ausstattung eines Konferenzraums zugleich genutzt wird, um Besprechungen aufzuzeichnen. So kann jeder später noch einmal Details des Meetings aufrufen. Kolleginnen und Kollegen, die nicht teilnehmen konnten, bekommen die Möglichkeit, die Besprechung in Gänze zu „erleben“. Dadurch erhalten sie einen viel besseren Eindruck über den Ablauf als aus knappen Besprechungsnotizen und -protokollen.
Videoverwaltungssysteme schaffen dazu die notwendige Sicherheit für die Aufzeichnungen. Kann jeder die Dateien einfach herunterladen, gelangen Sie unter Umständen in die falschen Hände oder werden öffentlich. Da es in den Meetings zumeist um sensible Firmeninterna geht, sind solche potenziellen Sicherheitslücken von Beginn an auszuschließen.
Möchten Sie mehr über die Gestaltung eines modernen Konferenzraums erfahren? Dann lassen Sie sich gleich unverbindlich beraten – von Ihren Spezialisten, der HAIN® GmbH. Mehr Büro geht nicht.