So einfach kann das Archivieren sein

Funktional und revisionssicher: So einfach kann das Archivieren sein

Das Herzstück Ihres digitalen Büros ist das elektronische Archiv. Dieses Archiv ist nicht einfach nur ein Ort, an dem Daten gespeichert und sicher aufbewahrt werden, sondern muss viele zusätzliche Anforderungen erfüllen, um revisionssicher zu sein.

Deshalb kommen für die Auswahl der passenden Software auch nur zertifizierte und vom jeweiligen Finanzamt anerkannte Programme infrage. Wir halten mehrere Alternativen bereit, denn je nach Unternehmensgröße, Ausstattungswünschen und Geldbeutel bietet sich eine andere Software an. Sicher und einfach zu handhaben sind sie alle. Wir haben Sie auf Herz und Nieren geprüft!

Damit die Software Ihren Anforderungen genauestens entspricht, analysieren wir mit Ihnen die Situation im Unternehmen und führen die nötigen Software-Anpassungen durch. Wir helfen bei der Implementierung und auf Wunsch auch beim laufenden Betrieb.

Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, vertrauliche Dokumente und sogar E-Mails professionell erfassen, speichern, wiederfinden, verwalten und jederzeit revisionssicher reproduzieren können – mit HAIN wird das digitale Archiv ein Kinderspiel.

Elegante Lösung: DocuWare – wir sind Partner

DocuWare ist ein Dokumentenmanagement-System, das wir besonders schätzen. Es harmoniert hervorragend mit allen unseren Multifunktionssystemen, Scannern und Druckern und bietet perfekte Lösungen zur Archivierung von Dokumenten. Rechtskonform, strukturiert, transparent. Damit gehört die langwierige Suche nach Belegen und anderen Dokumenten endgültig der Vergangenheit an und die Prozesse in Ihrem Unternehmen werden deutlich effizienter.

Gerne beraten wir Sie rund um die branchenunabhängige, integrierte Dokumentenmanagementlösung DocuWare und begleiten Sie bei der digitalen Transformation.

Professionelles Dokumentenmanagement

Mit DocuWare können Sie Ihre Dokumente zentral und rechtskonform archivieren – übereinstimmend mit der aktuellen Gesetzgebung gemäß GoB und GoBD. Dokumente verschiedenster Formate aus unterschiedlichsten Anwendungen werden mit DocuWare sicher abgelegt und sind dank intelligenter Indizierung schnell und einfach wiederzufinden.

Rechtssichere E-Mail-Archivierung

Bereitet Ihnen das Archivieren von E-Mails Kopfzerbrechen? Auch hier punktet DocuWare und erledigt die rechtssichere Archivierung von E-Mails. So, wie Sie es brauchen, server- oder clientbasiert und anwenderbezogen. Zudem können Sie auswählen, ob die E-Mail und/oder nur der Anhang als PDF archiviert werden soll.

Alle wichtigen Dokumente mit einem Klick: die digitale Akte

Eine der vielen Stärken von DocuWare ist das Anlegen digitaler Akten. Hierbei werden durch Verlinkungen untereinander verschiedene Dokumente miteinander verknüpft und so in einer digitalen Akte zusammengefasst. Diese Funktion kommt unter anderem bei Personalakten oder auch für technische Artikel- und Geräteakten besonders zum Tragen. Wir beraten Sie gern, wie Sie mit der digitalen Akte Ihre Geschäftsprozesse vereinfachen können.

Mobiles Arbeiten: Archivierung per App

Am Puls der Zeit und immer dabei: DocuWare können Sie auch mit dem Smartphone per mobiler App nutzen – bequem von unterwegs aus. So sind Sie noch flexibler und unabhängiger und können von jedem Ort der Welt auf Kundenakten und Belege zugreifen, Freigaben erteilen oder Statusinformationen abrufen. Auch das mobile Scannen von Daten z. B. im Kunden-/Außendienst wird damit kinderleicht.

Sie wollen mehr über die Archivierungslösungen von HAIN® erfahren? Wir freuen uns auf Ihren Anruf oder Ihre Mail!