Die Arbeitswelt und genauso die Ansprüche oder Bedürfnisse ihrer Nutzer, die Ihrer Mitarbeitenden, haben sich in den letzten Jahren stark gewandelt. Homeoffice oder New Work sind dazu nur zwei Stichwörter.
Die Veränderungen werden oft unter dem Begriff „Flex Office“ zusammengefasst, wenn es um Büroplanung oder -gestaltung geht. Hier lesen Sie dazu mehr.
Was ist ein Flex Office?
Im Unterschied zu klassischen Bürokonzepten mit festen Arbeitsplätzen greift das Flex Office die Dynamik der heutigen Büroarbeit auf. Aus den einstigen (meist Großraum)Büros werden dabei Multispaces mit verschiedenen Zonen für verschiedene Formen der Büroarbeit. Hier geht es nicht mehr um das Maximum an Arbeitsplätzen auf einer bestimmten Quadratmeterfläche, sondern um ein Maximum an Funktionalität oder Produktivität der Zusammenarbeit und ein optimales Wohlbefinden für alle Mitarbeitenden in einem Büroraum; einfach um mehr Zufriedenheit im Büro. Dafür gibt es drei Ansätze.
#1 Activity Based Working – ganzheitliches aktivitätsbasiertes Arbeiten im Büro
Hierbei entwickeln die Büroplaner der HAIN® GmbH verschiedene Zonen für unterschiedliche Tätigkeiten im Rahmen der Büroarbeit auf bestehenden oder neuen Flächen. Für jede Aufgabe schaffen wir einen Ort oder Plätze. Dort können Sie einzeln in Ruhe arbeiten, sich zu mehr oder weniger zwanglosen Meetings mit anderen treffen oder ungestört zum Beispiel mit Kundinnen und Kunden kommunizieren. Sie und Ihre Mitarbeitenden wechseln zwischen den einzelnen Zonen oder Plätzen nach Bedarf. Die Planung oder Organisation dieser Wechsel ist komplex und erfordert konkretere, individuelle Konzepte Andere Ansätze des Flex Office versuchen direkt, Lösungen dafür anzubieten.
#2 Hot Desking
Hot Desking kann dafür eine Alltagslösung mit hoher Flexibilität anbieten. Hier können Ihre Mitarbeitenden täglich, mitunter stündlich, entscheiden, welche Arbeitszone sie gerade am besten brauchen. Feste, persönliche Arbeitsplätze verschwinden hier vollständig. Bestenfalls besitzen die Angestellten noch kleine, persönliche Spaces wie mobile Container, die sie frei im Büro bewegen können. Um Hot Desking zu managen, brauchen Sie in jedem Fall ein fortschrittliches Buchungssystem für alle Plätze oder Zonen, auf das Ihr Personal in Echtzeit und von jedem Endgerät via Browser oder App zugreifen kann. Außerdem müssen alle mit dem Verlust eines persönlichen Arbeitsplatzes klarkommen und insgesamt müssen Sie genügend Plätze oder Bereiche vorhalten, um weiteren Stress zu vermeiden. Denn Hot Desking schafft allein schon einen hohen Stressfaktor, auf den Sie Ihre Angestellten vorbeiten müssen und den Sie wirklich nur aktivieren sollten, wenn Ihr Geschäft das absolut erfordert.
#3 Desksharing
Mit Desksharing gestalten Sie ein Flex Office kontrollierter und ruhiger. Sie geben zwar ein Stück Flexibilität auf, gewinnen dafür aber oft mehr an Arbeitgeberattraktivität. Bei einer Desk-Sharing-Planung legen wir zusammen mit Ihnen direkt die Teilung eines Arbeitsplatzes durch mehrere Personen fest – unabhängig von gemeinsam genutzten Officezonen. Dann wird eine einzelne Büroeinrichtung, ein Arbeitsplatz, beispielsweise von 1,5 oder zwei Personen im Wechsel genutzt, die zwischen Heim- und Präsenzarbeit pendeln. Auch dieser Ansatz des Flex Office erfordert zwingend Planung mit einem smarten Buchungssystem. Anders als beim Hot Desking arbeiten Sie hierbei jedoch mit mehr Konstanten oder langfristiger mit Reservierungen über Tage oder Wochen im Voraus und im Einklang mit längerfristigen persönlichen Arbeitsplänen. Dieses System vermittelt mehr Ruhe für alle und passt als Flex Office ideal zu allen Unternehmen, die nicht täglich oder sogar stündlich auf externe Veränderungen reagieren müssen – und damit zu der Mehrzahl von Ihnen.
Aber lassen Sie uns das alles am besten persönlich besprechen. Melden Sie sich einfach für eine unverbindliche Beratung.
