Desksharing: alle Infos zu diesem Bürotrend

In den vergangenen Jahren hat sich die Büroarbeit in vielerlei Hinsicht gewandelt. Das Homeoffice ist aus einer Nische heraus für viele zum festen Bestandteil des Arbeitsalltags geworden – zumeist im Rahmen hybrider Arbeit mit einem Wechsel zwischen dem Schreibtisch zu Hause und dem im Büro des Arbeitgebers. Unternehmen haben sich den neuen Gegebenheiten angepasst; mit einer neuen Büroplanung und -gestaltung. Häufiger verzichten sie dabei darauf, noch Präsenzarbeitsplätze für alle bereitzustellen. Schon früher blieben durch Krankheit, Urlaub oder Außeneinsätze regelmäßig viele Plätze frei. Durch das Homeoffice hat sich diese Quote vielerorts noch einmal merklich erhöht. Darauf haben Unternehmen reagiert und stellen jetzt weniger Arbeitsplätze bereit, die jeweils von mehreren Mitarbeitenden geteilt werden sollen. Das ist Desksharing.

So funktioniert Desksharing in der Praxis

Es gibt zwei Ansätze für die Anwendung des Shared-Desk-Konzepts:

• Der erste funktioniert nach dem Sprichwort „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die zuerst ins Büro kommen, erhalten die besten Plätze.
• Trotz vollständig fehlender Organisation kann dieser Ansatz funktionieren. Das hängt teilweise von der Unternehmensgröße ab, aber mehr noch vom Grad des „Arbeitsplatzabbaus“. Reduzieren Sie die Schreibtische beispielsweise nur um 15 bis 20 Prozent, haben Sie sehr wahrscheinlich trotzdem jederzeit noch genug, damit alle auch nach diesem Zufallsprinzip einen freien Platz finden können. Darüber hinaus ist das immer weniger gewährleistet.
• Grundsätzlich investiert die Mehrheit ohnehin in eine Desksharing-Software, ein Buchungssystem für die Arbeitsplätze im Office. Diese Software bildet die Grundlage des zweiten Desksharing-Ansatzes, der reibungslose Organisation und Planungssicherheit für alle bietet. Mitarbeitende können hier am Computer oder via Smartphone unkompliziert Plätze reservieren und dabei etwa auch für eine bessere Zusammenarbeit die Buchungen anderer Kolleginnen und Kollegen einsehen und berücksichtigen.

Desksharing-Vorteile und Nachteile des Desksharing

Vorteile:

• Mehr Selbstbestimmung: Mitarbeitende gewinnen mit Desksharing mehr Einfluss auf ihre Arbeitsorganisation. Das kann ihre Zufriedenheit wie die Produktivität fördern. Dazu trägt auch die Gleichberechtigung bei, die mit dem Desk-Shared-Konzept und entsprechender Büroeinrichtung meistens einhergeht. Unabhängig von Rang und Namen können dann alle Lage oder Ausstattung ihres Arbeitsplatzes frei wählen.
• Bessere Zusammenarbeit: Beim Desksharing lernen sich regelmäßig Menschen kennen, die sich sonst im Unternehmen vielleicht höchstens auf den Fluren begegnen. So entstehen neue Kontakte, eventuell auch gute Ideen für das Unternehmen und der Zusammenhalt wächst abteilungs- wie teamübergreifend.
• Der dritte wichtige Vorteil liegt dann auf Unternehmensseite. Mit Shared Desks sparen Sie Kosten für Arbeitsplätze oder gleich ganze Flächen. Die Investition in eine Desksharing-Software fällt dagegen nur marginal ins Gewicht.

Nachteile:

• Mehrbelastung für Mitarbeitende: Diese ergibt sich schon allein aus dem organisatorischen oder zeitlichen Aufwand für die regelmäßige Buchung eines Arbeitsplatzes. Sollte man dabei außerdem auf die Reservierungen anderer (zum Beispiel von Teammitgliedern) achten, steigt dieser Aufwand zusätzlich – oder aber die persönliche Abstimmung muss auf andere Kanäle verlagert werden. Das beeinträchtigt unter Umständen die Zusammenarbeit.
• Barrierefreiheit überall: An dieser Stelle muss man vorsichtig von einem „Nachteil“ sprechen. In irgendeiner Form beeinträchtigte Mitarbeitende sind genauso wertvoll wie alle anderen auch. Um sie zu unterstützen, müssen ihre Arbeitsplätze, Räume oder Zugänge barrierefrei gestaltet Das ist eine Selbstverständlichkeit, aber ebenso generelle gesetzliche Vorgabe zur Inklusion, die im Detail sinnvollerweise außerdem eine individuelle Gestaltung gemäß den Bedürfnissen einzelner Personen verlangt. Dieser Punkt ist beim Desksharing mitunter allerdings nur schwer zu erfüllen, weil hier jeder Platz die Bedürfnisse aller Betroffenen berücksichtigen müsste.

Hier empfiehlt es sich, gemeinsam mit diesen Angestellten Lösungen zu finden, mit denen alle zufrieden sein können. Offene Kommunikation mit Ihren Mitarbeitenden ist darüber hinaus grundsätzlich empfehlenswert, wenn Sie an die Einführung von Desksharing in Ihrem Büro denken.

Tipps für erfolgreiches Desksharing

• Beziehen Sie Ihre Angestellten möglichst früh in Ihre Gedanken und Pläne ein. Hören Sie sie an und greifen Sie auch deren Bedenken und Sorgen auf. Gibt es einen Betriebsrat, muss dieser ohnehin ins Boot geholt werden.
• Sorgen Sie im Vorfeld für Digitalisierung. Eine Desksharing-Software ist hier nicht genug. Genauso muss an jedem Arbeitsplatz voller Zugriff auf alle notwendigen Ressourcen bereitstehen. Das gelingt nur mit Digitalisierung wie mit einem digitalen Dokumentenmanagement, anderen Cloudlösungen oder Kollaborationstools effektiv. Digitalisierung stärkt sie aber auch unabhängig vom Desksharing für alle Formen hybrider Arbeit und damit für die Zukunft.
• Richten Sie die Basics an allen Plätzen gleich ein. In den Grundzügen ist dabei Uniformität gefragt, damit sich Ihre Mitarbeitenden nicht ständig umgewöhnen müssen. Gleichzeitig sollten Sie allen eine Personalisierung anbieten – zum Beispiel mit einem mobilen Container für Persönliches und individuelle Arbeitsaccessoires wie ein eigenes Headset oder Notebook.
• Ergonomie nicht vergessen: Jeder Arbeitsplatz muss den körperlichen Unterschieden aller Mitarbeitenden gerecht werden. Konkret verlangt das etwa nach vielen Einstellungsmöglichkeiten für gesunde Bürostühle oder auch nach einem höhenverstellbarem Schreibtisch.
• Definieren Sie Zeitpunkte oder Zeiträume, bis wann Buchungen für die kommende Arbeitswoche oder den nächsten Monat vorgenommen werden müssen. Ansonsten kann es zu Problemen in den Arbeitsabläufen kommen, wenn für kurzfristige, spontane Anfragen keine Plätze mehr frei sind.
• Führen Sie eine Clean Desk Policy ein. Beim Desksharing wünscht sich jede und jeder einen ordentlichen, aufgeräumten Arbeitsplatz vorzufinden, wenn die Arbeit beginnt. Dafür müssen diejenigen, die den Arbeitsplatz vorher genutzt haben, ordentlich hinterlassen – unabhängig von den Reinigungskräften, die früh oder spät für Sauberkeit sorgen. Weil das in der Regel nur einmal täglich passiert, wird eine Clean Desk Policy umso wichtiger, wenn ein Platz im Laufe eines Tages von mehreren genutzt wird!

Mehr Tipps oder direkt eine gestalterische Lösung zum Desksharing bekommen? Die gibt es bei uns. Gleich unverbindlichen Gesprächstermin vereinbaren.

Marco Hofmeister

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