Seit beinahe zehn Jahren schon gilt die DSGVO. Mittlerweile sind Unternehmen in Anwendung und Einhaltung geübt, doch zu Fehlern oder Nachlässigkeiten kommt es immer wieder. Nicht selten sind es Drucker oder MFP, bei denen der Schutz personenbezogener Daten vernachlässigt wird. Dazu verarbeiten die Geräte viele weitere sensible Unternehmensdaten, die ebenfalls nicht in die Hände Unbefugter geraten dürfen. Auf folgende Punkte sollten Sie daher bei Druckern und Datenschutz achten.
Zwei Schwachstellen bei Druckern, Datenschutz und -sicherheit vermeiden
- unbefugter Zugriff auf Dokumente etwa durch nicht abgeholte Druckausgaben und
- unautorisierte Netzwerkzugriffe
Die meisten Unternehmen arbeiten mit Netzwerkdruckern. Modelle wie Gude Drucker® bieten dafür umfangreiche Administrationsmöglichkeiten an. Mit diesen lassen sich differenzierte Zugriffsrechte für Gerätefunktionen oder den Ausdruck bestimmter Dokumente zuweisen. So dürfen beispielsweise DSGVO-relevante Personalunterlagen nur von HR-Mitarbeitenden ausgedruckt werden. Idealerweise müssen die Mitarbeitenden diesen Druckauftrag persönlich mit PIN-Code oder ID-Karte am Gerät autorisieren, bevor die Ausgabe beginnt. Wird der Druck ohne Kontrolle aus der Ferne an ein Gerät geschickt, unterbleibt schnell die sofortige Abholung. Die Druckseiten können von anderen Kolleginnen oder Kollegen eingesehen oder mitgenommen werden und schon liegt ein Verstoß gegen die DSGVO vor, denn für diese gilt grundsätzlich ein Einsichtsverbot in Personalpapiere.
Damit externe Dritte nicht an diese oder andere Unternehmensdokumente gelangen können, sollten Drucker und MFP nur an ausschließlich für Mitarbeitende zugänglichen Standorten aufgestellt werden. Welches ist der beste Standort für einen Drucker? Viele wählen hier mangels separatem Druckerraum und aus praktischen Gründen einen Gang oder Flur. Wägen Sie hier jedoch immer ab, ob daraus ein Sicherheitsrisiko entsteht. Denn im täglichen Stress bleiben Ausdrucke häufiger dort und anderswo liegen, als man denkt – selbst wenn Sie Mitarbeitende dahingehend sensibilisieren.
Sichere Kommunikation mit den Druckern
Branche oder Größe spielen keine Rolle: Jedes Unternehmen kann heute zum Ziel eines Cyberangriffs werden. Eine dafür genutzte Schwachstelle sind regelmäßig ungeschützte oder ungenügend gesicherte Drucker und MFP. Diese offenbaren dann nicht nur sensible Dokumente, sondern eröffnen direkt einen Zugang zum Unternehmensnetzwerk. Sichern Sie deswegen die Geräte genauso wie Ihren Server, Ihre Computer und mobilen Endgeräte im Unternehmen.
Die umfangreiche Sicherung eines Druckers geht weit über die Regelung von Benutzerzugriffen hinaus. Nutzen Sie als Druck-Administrator außerdem alle Sicherheits- und Verschlüsselungsprotokolle. Beispielsweise über IPSec verschlüsseln Sie zuverlässig die gesamte Netzwerkkommunikation mit ihrem Drucker. Ebenso wichtig: Deaktivieren Sie alle nicht genutzten Protokolle oder Funktionen, damit diese nicht unabsichtlich zu einer Sicherheitslücke werden.
Mehr Wissenswertes zu Druckern und Datenschutz finden Sie inklusive vieler praktischer Tipps in diesem kostenlosen Handbuch – eine Lektüre, die sich lohnt!
Weitere Informationen rund um Druckersicherheit oder Hilfe bei Sicherheitslücken erhalten Sie jederzeit von unserem Team. Sprechen Sie dazu gleich mit uns:
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