Der Chatbot Chat GPT von OpenAI ist seit Monaten das Technikthema schlechthin. Mit Künstlicher Intelligenz (KI) erstellt Chat GPT aus ein paar kurzen Anweisungen, einer Frage oder Stichwörtern ganze Texte zu einem gewünschten Thema – auf Deutsch, auf Englisch sowieso, aber ebenso in exotischen Fremdsprachen wie zum Beispiel Japanisch. Die Ergebnisse verblüffen und begeistern viele oder beunruhigen andere, bedenkt man, dass die Entwicklung des Chatbots mit der im Frühjahr 2023 kostenfreien Version 3.5 noch relativ am Anfang steht. Aber was kann die konkret? Taugt Chat GPT fürs Büro eventuell schon für eine Assistentenstelle?
So nutzen Sie Chat GPT fürs Büro oder privat
Zuerst benötigen Sie ein Benutzerkonto bei OpenAI, den Erfindern des Chatbots. Dieses legen Sie unter dem Menüpunkt „Products“ und „Chat GPT“ über ein Google- oder Microsoft-Konto an oder nutzen Ihre E-Mail-Adresse. Nach der Verifizierung über Konto oder E-Mail fragt OpenAI außerdem nach Name, Vorname und Mobilfunknummer für den Abschluss der Registrierung per Sicherheitscode. Anschließend können Sie direkt loslegen. Eine kleine Übersicht auf der Startseite zeigt Ihnen Beispiele für Chat-GPT-Anfragen, die Möglichkeiten des Chatbots und ein paar seiner Grenzen.
Hierbei fällt der Hinweis auf: Jüngere Ereignisse – ab dem Jahr 2021 – kann Chat GPT bis dato nur sehr begrenzt in Texte für die Nutzerinnen und Nutzer einfließen lassen. Der Grund dafür ist simpel. Für neueren Input muss die KI erst noch angelernt werden. Bei frischen Informationen aus dem Internet hat somit der Google Algorithmus noch eine Weile die Nase vorn, auch wenn er nur nackte Suchergebnisse und keine weitere Verarbeitung dieser Ergebnisse oder Inhalte anzubieten hat. Hierbei kann somit Chat GPT punkten, wenn nicht gerade topaktueller Input gefragt ist. Den erfordern viele einfache Texte im Büroalltag nicht und somit steht einem Test des Chatbots im Büro nichts im Weg.
Anwendungsbeispiele für Chat GPT im Büro
Tagtäglich verfassen Sie oder Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hier kurze E-Mails zu allen möglichen Themen im Rahmen der Geschäftskorrespondenz bis hin zum E-Mail-Marketing. Das könnte Ihnen Chat GPT doch abnehmen, oder?
Probieren Sie es aus: „Schreibe E-Mail für ein Vorstellungsgespräch mit Frau Müller für die Stelle der Leiterin Vertrieb. Schlage zwei Termine übermorgen um 10.00h und nächsten Montag um 12.00h vor.“ So oder so ähnlich könnte ein Auftrag für den Chatbot aussehen. In Sekundenschnelle erhalten Sie dann den fertigen E-Mail-Text in einer bereits gut nutzbaren orthografischen und stilistischen Qualität. Vielleicht wollen Sie noch Kleinigkeiten korrigieren oder den Text mehr individualisieren, doch dann gehen die Zeitersparnis und die Arbeitserleichterung durch den Chatbot schnell verloren.
Im Bereich der Übersetzung sieht das anders aus. Chat GPT beherrscht 2023 knapp über 50 Sprachen und liefert in allen akzeptable Übersetzungen für den Alltagsgebrauch, die Sie oder auch Übersetzerinnen und Übersetzer nicht in vergleichbarer Zeit hinbekommen werden. Hier gilt jedoch: Bei wichtigen Texten sollten Sie unbedingt eine manuelle, professionelle Nachbearbeitung mit eventuellen Korrekturen an der Übersetzung vornehmen. Aber für Übersetzungen hätte es Chat GPT auch nicht unbedingt gebraucht. Die gleiche Aufgabe erledigt die ebenfalls KI-basierte Onlineübersetzung von DeepL auf ähnlichem Niveau wie Chat GPT.
Aber eventuell kommuniziert Ihr Unternehmen in den Sozialen Netzwerken? Hier geht es oft weniger formell zu und der einfachere Text schlägt den fein ausformulierten meist um Längen in Sachen Reichweite – vor allem, wenn er gleich noch passende Hashtags mitbringt. Solche Beiträge beherrscht der Chatbot bereits gut und wartet mit vielversprechenden kleinen Postings inklusive Hashtags für Facebook, Instagram oder Twitter auf, die Sie auch ohne weitere Korrekturen online stellen können – zum Beispiel, wenn Sie einen Tag der offenen Tür oder ein kurzfristiges Angebot veröffentlichen möchten.
Chat GPT kann im Büro helfen, aber noch lange niemanden ersetzen
Mit der kleinen Ausnahme der Social-Media-Postings zeigt sich bei dieser Anwendung im Büro, dass der Mensch noch länger nicht durch eine KI ersetzt werden kann. Ähnlich sieht es auch bei echten KI-basierten Office-Lösungen wie beispielsweise Dokumentenmanagementsystemen (DMS) aus. Relativ unbeachtet von der Öffentlichkeit schaffen diese es sogar schon länger, Arbeitsprozesse im Büro erheblich abzukürzen oder zu vereinfachen und sorgen damit für Effizienzsteigerungen, von denen Chat GPT noch weit entfernt ist. Aber zweifellos wird der Chatbot hier Boden gutmachen und in nicht allzu ferner Zukunft seinen Teil zur Büroarbeit beitragen – besonders mit kostenpflichtigen Premiumversionen, die OpenAI gerade langsam starten lässt.