Büros ohne Aktenschränke und ganze Archive waren lange undenkbar. Auch Computer und Datenspeicher änderten daran zunächst nichts, denn schließlich mussten allein aus rechtlichen Gründen unzählige Dokumente oder Belege aufbewahrt werden. Heute haben Sie jedoch andere, ebenso sichere, aber viel effizientere Möglichkeiten: Nutzen Sie ein digitales Archiv statt Aktenschränken.
Digitales Dokumentenmanagement
Sicher arbeiten Sie schon längst mit digitalen Dokumenten. Legen Sie diese auf der Festplatte eines Computers ab, können Sie mit Verzeichnissen und Dateinamen eine gewisse Ordnung schaffen und über die Suchfunktion gezielt Inhalte finden. Vielleicht haben Sie auf einem zentralen Server sogar Zugriff auf die Dokumente von Kolleginnen oder Kollegen, aber da geht noch mehr: mit digitalem Dokumentenmanagement und Dokumentenmanagementsystemen (DMS). Als digitale Archive funktionieren sie wie ein Aktenschrank, nur viel besser.
Denn ein Archiv muss nicht nur Compliance-Vorgaben erfüllen oder intern Transparenz schaffen. Ein intelligentes Archivsystem fördert die Zusammenarbeit und erhöht die Produktivität durch gesteigerte Effizienz bei allen Arbeitsvorgängen. Zuletzt kann es ein Wissensmanagement voller wertvoller Information implementieren, von dem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter langfristig profitieren. Das alles sind die zentralen Qualitäten der Archivierungs– und Workflowlösungen unseres Partners DocuWare.
Darauf sollten Sie bei der Auswahl eines DMS achten
Ein DMS kann lokal wie in der Cloud für Sie arbeiten. Cloudbasierte Lösungen unterstützen den Weg in ein nachhaltiges Büro und sparen Ihnen zugleich Hardwareinvestitionen oder den Aufwand für die Systempflege. Ihr DMS sollte in beiden Fällen Dokumente aus allen Kanälen verarbeiten können – von lokal erstellten Dateien über E-Mails bis hin zu Scans von Papierdokumenten. Im Idealfall arbeitet es dabei mit universellen Standarddateiformaten, die noch in vielen Jahren zugänglich bleiben. Ebenso wichtig ist eine intelligente Indexierung. Dabei erhalten alle Dokumente bei der Archivierung Metadaten aus Schlagwörtern, die es ermöglichen, Dokumente in Sekundenschnelle aufzufinden. Mit einer automatischen Indexierung nach Ihren Vorgaben sparen Sie die meiste Bearbeitungszeit. Achten Sie zuletzt auf die Rechteverwaltung und Protokollfunktionen des DMS. So erhalten nur berechtigte Personen Zugriff auf ein Dokument und jeder Gebrauch oder Änderungen werden automatisch protokolliert für maximale Revisionssicherheit. In einem DocuWare-DMS finden Sie alle diese Funktionen und noch viel mehr Leistungsmerkmale schon in den Basisversionen für alle Branchen.
Digitales Archiv statt Aktenschränken: So gelingt die erfolgreiche Einführung
Die Experten der HAIN® GmbH beraten Sie zu den DMS-Lösungen von DocuWare und helfen genauso bei der erfolgreichen Implementierung. Diese folgt grundsätzlich diesen Schritten:
- Am Anfang steht eine ausführliche Analyse des Bedarfs.
- Dazu passend erfolgt die Auswahl der Technologie.
- Anschließend werden die Datenstrukturen für das DMS festgelegt.
- Danach folgt die Datenmigration digitaler und physikalischer Dokumente für das DMS.
- Nun werden Zugriffsrechte vergeben und eventuell weitere Sicherheitsmaßnahmen ergriffen.
- Jetzt ist die Zeit für einen gründlichen Systemtest und gegebenenfalls letzte Anpassungen gekommen.
- Funktioniert alles wie gewünscht, können Mitarbeitende geschult und in die DMS-Funktionen eingewiesen werden.
- Im späteren Betrieb ist dann auf Aktualisierung oder die Wartung des Systems zu achten.
Nutzen Sie ein DocuWare-DMS in der Cloud, müssen Sie sich um einige dieser Schritte gar keine Gedanken mehr machen. Diese DMS nutzen sichere Server und verschlüsselte Datenübertragungen nach höchsten Standards und werden laufend automatisch aktualisiert oder mit neuen Funktionen ausgestattet.
