Elektronisches Urkundenarchiv für Notare ist ab 1. Juli 2022 Pflicht

Die Anforderungen an Scan-Systeme für das elektronische Urkundenarchiv: Was Notariate beim Digitalisieren von Urkunden beachten müssen

Beginnend mit dem 1. Juli 2022 sind Notariatsbüros dazu verpflichtet, alle neu ausgestellten Urkunden einzuscannen und zusätzlich laut Bundesnotarkammer „als elektronische Fassung der Urschrift“ zu verwahren. Dafür wurde von der Bundesnotarkammer ein Muster-Scanprozess definiert.

Das elektronische Urkundenarchiv steht Notariaten zur Verfügung, damit diese dort gemäß § 55 Absatz 2 BeurkG ihre Urkunden in ihren Verzeichnissen individuell verschlüsselt abspeichern können. Die Aufbewahrungsfrist beträgt bis zu 100 Jahren. Ziel ist die Nutzung der digitalisierten Urkunden ohne Medienbruch über ihre gesamte Aufbewahrungszeit als Nachweise bei Gerichten, Ämtern, Banken und anderen Stellen. Zusätzlich zur Verbesserung der Transaktionsprozesse wird langfristig auch Platz in den Notariaten und Amtsgerichten eingespart. Die Echtheit und Unversehrtheit der Dokumente wird über entsprechende Metadaten in der elektronischen Signatur des Notariats gewährleistet. Damit wird der vom Gesetzgeber geforderten Übereinstimmung zwischen elektronischer Fassung und Papierfassung in bildlicher und inhaltlicher Hinsicht Rechnung getragen.

Damit die Urkunden mit dem dafür vorgesehenen Muster-Scanprozess der Bundesnotarkammer digitalisiert werden können, hat die Bundesnotarkammer entsprechende Eigenschaften für Scanner und Multifunktionsgeräte zusammengestellt – differenziert nach notwendigen, dringend empfohlenen, empfohlenen sowie zweckmäßigen Eigenschaften. Notarinnen und Notare können aus dem Notarnetz heraus auf die Muster-Verfahrensdokumentation zugreifen, die diese Anforderungen enthält.

Nicht jeder Scanner oder jedes Multifunktionsgerät erfüllt die Bedingungen und Anforderungen des Gesetzgebers. Informieren Sie sich, welcher Handlungsbedarf für Sie besteht. Wir von HAIN beraten Sie gerne dazu.

Die Stufen des Anforderungskatalogs in Detail:

1. Notwendige Eigenschaften

Darüber müssen Scanner oder Multifunktionsgeräte verfügen, um im Rahmen des Muster-Scanprozesses eingesetzt werden zu können. Das sind unverzichtbare technische und sicherheitsbezogene Eigenschaften:

• Die Verarbeitung von Dokumenten bis zum Format DIN A3 ist möglich.
• Das Scannen in Farbe wird unterstützt.
• Das Scannen von Dokumenten mit einer Mindestauflösung von 300 dpi wird unterstützt.
• Kompressionsverfahren, die das Risiko einer Verfälschung begründen, wie „Symbol Coding“-Verfahren, werden nicht unterstützt oder können zuverlässig deaktiviert werden.
• Es besteht die Möglichkeit zur Deaktivierung bildverändernder Algorithmen.
• Das Scanprodukt ist ein ISO-normkonformes PDF/A-Dokument.
• Das nicht-rekonstruierbare Löschen von Daten auf den internen Datenträgern nach der Datenübertragung, nach dem Abschalten und bei Außerbetriebnahme wird unterstützt.
• Es liegt ein Betriebshandbuch vor.

2. Dringend empfohlene Eigenschaften

Hier handelt es sich vornehmlich um Sicherheitsmechanismen, die einen unberechtigten Zugriff auf die sensiblen Daten verhindern soll:

• Es besteht die Möglichkeit der Abschaltung von nicht-autorisierten Fernzugriffen über das Netzwerk.
• Das Gerät verfügt nicht über einen FireWire-Anschluss.
• Es besteht ein Schutz vor manipulativer Veränderung der Firmware.
• Der Zugriff ist durch eine Benutzerauthentifizierung (z. B. PIN) abgesichert. Es findet eine verschlüsselte Übertragung des Scan-Ergebnisses statt (Transportverschlüsselung).
• Abgesicherter Administratorenzugang
• Das Gerät verfügt über einen automatischen Dokumenteneinzug (mindestens 50 Blatt)

3. Empfohlene sicherheits- und qualitätsrelevante Eigenschaften

Diese sicherheits- und qualitätsrelevanten Eigenschaften empfiehlt die Bundesnotarkammer darüber hinaus für die Scan-Systeme:

• Verschlüsselung der internen Datenträger
• Protokollierung von Systemfehlern, Konfigurationsänderungen und fehlgeschlagenen Authentisierungsvorgängen
• Doppelblatteinzugskontrolle

4. Zweckmäßige Eigenschaften

Folgende zusätzliche Eigenschaften können je nach individueller Ausgestaltung des Scanprozesses im Rahmen des Muster-Scanprozesses und je nach Gegebenheiten des Notarbüros zweckmäßig sein. Für Ihre individuellen Anforderungen stehen wir von HAIN auch in diesem Bereich als Ihre Berater zur Verfügung:

• Ablage des Ergebnisses auf externer Ablage (Scan-To-File-Funktionalität)
• Anlage von Scan-Profilen (vordefinierte Scan-Einstellungen)
• Doppelseitiges Scannen (Duplex)
• Dauer des Scan-Vorgangs bei einem 20-seitigen farbigen Dokument: max. 60 Sekunden
• Automatisierte Erkennung von Leerseiten
• Automatisierte Erkennung fehlerhafter Scans (z. B. bei Überbelichtung, unlesbaren Seiten)
• Warnung bei im Gerät vergessenen Dokumenten
• Möglichkeit der Wiederherstellung der letzten gültigen Konfiguration
• Abschuss von Wartungs- bzw. Supportvereinbarungen bei Beschaffung von Hardware

(Quelle: Bundesnotarkammer – Elektronisches Urkundenarchiv – Anforderungen_Scan-Systeme)

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