Auch in Zeiten digitaler Dokumentenmanagementsysteme (DMS) können die allermeisten Büros nicht gänzlich auf Drucker, Kopierer oder Multifunktionsgeräte verzichten. Neben der Auswahl eines passenden Modells stellt sich gleich eine weitere wichtige Frage: Was ist besser – Drucker kaufen oder mieten beziehungsweise leasen?
Miete oder Leasing von Druckern und anderer IT punkten mit vielen Vorteilen
Der Kauf von Businessdruckern oder leistungsstarken Multifunktionsgeräten wie den Epson Business Inkjets bedeutet eine größere Einmalausgabe; meist im vierstelligen Eurobereich. Das belastet Ihre Liquidität im Jahr der Anschaffung. Aufgrund der Gerätepreise scheidet eine steuerliche Geltendmachung als Sofortaufwand beziehungsweise geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) in der Regel aus. Sie müssen Drucker oder Multifunktionsgeräte über drei Jahre abschreiben – reine Kopierer sogar über sieben Jahre.
- Mieten oder leasen Sie Drucker und Co., können Sie die jährlichen Miet- beziehungsweise Leasingzahlungen komplett als Aufwand geltend machen und dadurch Ihre Steuerlast reduzieren.
- Diese Zahlungen summieren sich zudem nur zu einem Bruchteil des Kaufpreises eines Gerätes. Das verschafft Ihnen einen Liquiditätsvorteil – und das nicht nur im Jahr des Abschlusses eines Mietvertrags für Drucker, Kopierer oder Multifunktionsgeräte.
- Moderne Druckgeräte sind sehr leistungsstark geworden und helfen Ihnen genauso beim Energiesparen im Büro. Auf der anderen Seite haben eine Reihe von Druckern dabei jedoch auch einen hohen Wartungsaufwand entwickelt. Die Kosten tragen Sie für gekaufte Geräte meist selbst oder Sie schließen einen Wartungsvertrag ab. Hinzu kommen die Ausgaben für Verbrauchsmaterialien oder Verschleißteile.
- Druckerleasing oder Druckermiete enthalten diese Kosten oft bereits im Rahmen eines Managed Print Services.
So funktioniert der Managed Print Service
Mit einem Managed Print Service wie dem unserer HAIN® GmbH erhalten Sie eine individuelle, ganzheitliche Print-Lösung für Ihr Unternehmen. Zuerst beraten wir Sie zu optimal passenden Druckgeräten. Anschließend können Sie diese leasen beziehungsweise mieten – mit kurzen Laufzeiten von bis zu 72 Monaten. Drucker kaufen oder mieten? Ein gekauftes Gerät altert bei Ihnen. Der Wartungsaufwand steigt, wogegen Verkaufschancen und ein möglicher Verkaufspreis zunehmend sinken. Ein Mietdrucker oder -multifunktionsgerät geben Sie nach Ablauf der Mietzeit ganz einfach an uns zurück. Direkt im Anschluss suchen Sie sich ein neues Modell auf dem aktuellen Stand der Technik aus – zum Beispiel mit Heat-Free Technologie, die Ihnen rund 80 Prozent Strom gegenüber einem vergleichbaren Laserdrucker spart.
Managed Print Services können aber noch mehr: Zahlen Sie zum Beispiel nur Ihre exakten Druckkosten (Pay per Page) oder entscheiden Sie sich für kostengünstige größere Druckkontingente (Pay per Volume). So behalten Sie Ihre Druckkosten oder auch den Wartungsaufwand mit verschiedenen Servicelevels nach Wahl immer genau im Blick.
Bürotechnik wie Drucker kaufen oder mieten? Weitere wichtige Entscheidungsfaktoren
Von Fall zu Fall gibt es aber ebenso Argumente, die für den Kauf von Druckern, Kopierern oder Multifunktionsgeräten sprechen. Damit steigern Sie den Unternehmenswert sowie das operative Ergebnis vor Abschreibungen, Steuern oder Zinsen (EBITDA), weil die gekauften Wirtschaftsgüter aktiviert werden. Leasing- oder Mietzahlungen mindern dagegen den EBITDA. Dieses Bewertungskriterium spielt besonders für jüngere Unternehmen oft eine größere Rolle, wenn es um frisches Finanzierungskapital geht.
Für größere, etablierte Unternehmen kann der Kauf von Druckern oder Multifunktionsgeräten und weiteren Wirtschaftsgütern an anderer Stelle einen Vorteil entwickeln. Denn oberhalb eines Freibetrags von 200.000 Euro müssen Teile der Leasing- oder Mietaufwendungen für die Güter dem Gewinn aus Gewerbebetrieb wieder hinzugerechnet werden. Mitunter schafft das steuerliche Nachteile gegenüber einem Kauf.
Insgesamt lässt sich jedoch festhalten: Miete oder Leasing von Druckern und anderer Bürotechnik bieten der Mehrzahl der Unternehmen einen Liquiditätsvorteil sowie zahlreiche Möglichkeiten, Druckkosten zu optimieren. Dazu gleich hier persönlich beraten lassen.