Es naht die Zeit des Frühjahrsputzes. Dabei bietet es sich immer an, gleich auch etwas auszumisten. In Unternehmen oder Büros betrifft das vor allem ältere Dokumente und Unterlagen. Das schafft Platz in Schränken oder im Archiv. Aber Vorsicht! Für Geschäftsunterlagen aller Art gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen. Hier zeigen wir Ihnen, was Sie 2025 entsorgen oder vernichten dürfen.
Das müssen Sie zu Aufbewahrungsfristen wissen
Die wesentliche Grundlage für handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen finden Sie in § 257 HGB. Das Gesetz nennt Fristen von
- sechs,
- acht und
- zehn Jahren.
Achtung: Steuerrechtlich kann es abweichende Fristen geben. Diese ergeben sich aus Abgabenordnung (AO) oder Umsatzsteuergesetz (UstG).
Alle Fristen beginnen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in den Unterlagen gemacht wurde, beziehungsweise in dem das Dokument erstellt worden ist.
Die Fristen dienen zum Nachweis abgeschlossener Geschäftsvorgänge und sollen im Zweifelsfall später eine Beweisnot vermeiden.
Unterlagen, die Sie 2025 vernichten können
Nach zehn Jahren:
- Eröffnungsbilanzen
- Jahresabschlüsse
- Inventar
- Handelsbücher
- Lageberichte
- Konzernabschlüsse sowie Einzelabschlüsse nach § 325 HGB
Nach acht Jahren:
- Buchungsbelege und Quittungen aus dem Jahr 2016 oder früher wie zum Beispiel
- Lohnabrechnungen
- Rechnungen von Lieferanten oder an Kunden
- Bankbelege
- Bewirtungsbelege
Sie wundern sich: Müssen diverse Buchungsbelege nicht eigentlich länger aufgehoben werden? Das war einmal. Mit dem vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat es hier eine Verkürzung von zehn auf acht Jahre gegeben – wirksam ab Jahresbeginn 2025.
Nach sechs Jahren können Sie diese Dokumente jetzt entsorgen:
- empfangene Geschäfts- und Handelsbriefe
- abgegangene Geschäfts- und Handelsbriefe in Kopie
- Verträge aus 2018 oder davor
- abgelaufene Versicherungspolicen und
- sonstige relevante Unterlagen
Die Fristen gelten für alle Unterlagen in Papierform wie in elektronischer Form, wenn Sie diese im Rahmen Ihrer Digitalisierung bereits elektronisch ablegen.
Mehr Wissenswertes zu Aufbewahrungspflichten und -fristen
- Mindestlohnzahlungen müssen für die Dauer der Beschäftigung und mindestens zwei Jahre darüber hinaus dokumentiert werden.
- Bei Datenauslagerung und -speicherung oder dem Wechsel der Steuer-Software müssen Sie alte Programme mindestens noch fünf Jahre (früher zehn Jahre) verfügbar halten.
- Arbeitszeitdokumentationen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
- Nicht vernichten dürfen Sie Unterlagen (unabhängig von den gewöhnlichen Fristen), wenn diese für eine begonnene Außenprüfung des Finanzamtes, ein zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren in Steuersachen, anhängige Ermittlungen oder bei vorläufigen Steuerfestsetzungen von Bedeutung sein können.
Aufbewahrungsfristen einfach im Griff
Die verschiedenen Fristen, Regelungen oder schon die richtige Zuordnung einiger Dokumente haben schon vielen Schweißperlen auf die Stirn getrieben. Das muss nicht sein. Nutzen Sie effizientes, digitales Dokumentenmanagement für Ihr Büro.
Das bringt Ihnen gleich eine ganze Reihe von Vorteilen. Unter anderem bekommen Sie gesetzliche Aufbewahrungspflichten automatisch in den Griff. Schon bei der Erfassung der verschiedensten Unterlagen identifizieren Dokumentenmanagementsysteme (DMS) den jeweiligen Dokumententyp und ordnen die geforderte Aufbewahrungsfrist zu. Sie haben die Option, andere Fristen festzulegen, Fristen bei Bedarf zu verlängern oder entscheiden, wie das System nach Fristablauf mit den betreffenden Dokumenten verfahren soll.
DMS machen viele Arbeitsprozesse durch Automatisierung wesentlich produktiver, weil sie Ihnen viel Zeit und Kosten sparen können. Werkseitig sorgen die Systeme für die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben. Compliance wie Rechtssicherheit sind gewährleistet. Gleichzeitig behalten Sie die volle Kontrolle etwa durch den Einbau manueller Überprüfungen.
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