Eine einfache digitale Dokumentenablage nutzt praktisch jeder: Dateien werden am Arbeitsplatz oder in einem lokalen Netzwerk in einem Dateisystem abgelegt, können jederzeit bearbeitet und dort auch archiviert werden. Diese Form der Ablage erfüllt ihren Zweck, stößt mit steigenden Dokumenten- und Nutzerzahlen oder den besonderen Anforderungen im geschäftlichen Umfeld jedoch schnell an einige Grenzen.
Hier hilft ein zentrales Dokumentenmanagement mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) weiter. Es organisiert und optimiert alle Arbeitsprozesse mit den Dateien oder Dokumenten. Große Unternehmen arbeiten schon lange mit DMS. Ihre Effizienz kann aber jedes Unternehmen voranbringen – unabhängig von der Größe und zu angemessenen Kosten.
Ihre Vorteile mit digitalem Dokumentenmanagement
Anders als bei einem DMS erfordert die eigene Organisation einer Dokumentenablage viel Zeit und Arbeit. Sie müssen beispielsweise ein einheitliches, übersichtliches Benennungssystem von Dateien und Dokumenten entwerfen. Sie brauchen weiter klare Richtlinien für die Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungen oder Revisionen. Eine Textverarbeitung kann das, liefert die Ergebnisse aber nicht auf einen Blick wie ein DMS.
Arbeiten gleich mehrere Personen an einem Dokument, wird es schnell unübersichtlich in den Dokumenten oder in der ganzen Dokumentenablage. Ihre Zugriffsmöglichkeiten bleiben zudem begrenzt, wenn Sie keine sicheren externen Zugänge zu Ihrem Dateisystem einrichten. Etwa die Arbeit im Homeoffice wird ohne diese unmöglich. Ein Dokumentenmanagementsystem umgeht diese Hürde oder andere und nimmt Ihnen die komplette Organisation Ihrer Dokumente und Archive ab.
Einheitliche Dokumentenbezeichnungen zusammen mit einer intelligenten Indexierung aller Dokumente erleichtern die Auffindbarkeit und verkürzen die Suchzeiten weiter gegenüber der Standardsuche auf einem Datenspeicher. Sie sehen auf einen Blick, wer gerade an einem Dokument arbeitet oder zuletzt Änderungen vorgenommen hat. Im Falle einer laufenden Bearbeitung sperrt das System temporär die Datei, um weitere Zugriffe und mögliche Überschneidungen zu verhindern. Die Einhaltung rechtlicher Vorgaben wie zu Aufbewahrungsfristen ist eingebaut.
DMS können dabei alle Formen von Dokumenten und Dateien aufnehmen – natürlich Word-Dokumente oder PDF-Dateien, aber ebenso E-Mails und Videos. Medienübergreifend wird alles nach einheitlichen Kriterien abgelegt. Papierdokumente finden von Scannern digitalisiert den Weg ins DMS. Stück für Stück wird Ihr Büro papierlos. DMS integrieren sich dabei als reine Archivierungs- oder Verwaltungstools. Die eigentliche Arbeit an den Dateien oder Dokumenten erfolgt in den gewohnten spezifischen Business- und Office-Anwendungen. Die Kompatibilitätsliste umfasst aktuell über 500 Anwendungen.
Digitalisierung voranbringen mit Cloud und KI
Sie können ein DMS wie andere Software lokal in Ihrer IT-Landschaft installieren. Dafür ist eventuell zusätzliche Hardware erforderlich. In jedem Fall steigt der Wartungsaufwand, weil Sie etwa Programm- oder Sicherheitsupdates selbst vornehmen müssen. Oder Sie verlagern Ihr Dokumentenmanagement in die Cloud. Cloud Computing ist einer der großen Trends in der Wirtschaft. Schon ein Einzelunternehmer erhält dadurch Zugang zu mächtigen Ressourcen, deren eigene Installation er wahrscheinlich wegen der Kosten scheuen würde. Mit der Nutzung eines Cloudservices werden sie bezahlbar.
Die Cloud erspart Ihnen vieles: eine aufwendige eigene IT wie laufend aktualisierte Sicherheitslösungen. In der Cloud erhalten Sie bedarfsgenau Zugriff auf Ressourcen wie Speicherplatz und nach neuesten Standards gesicherte Server. Dieser Zugriff kann von überall aus erfolgen und jede einzelne Bearbeitung ist sofort überall sichtbar. So sind Sie bereit für Smart Working. Dazu lernen DMS und andere Cloudservices laufend dazu. Sie arbeiten vermehrt mit Künstlicher Intelligenz (KI), um beispielsweise die Erfassung, Ablage oder Archivierung von Dateien stetig weiter zu automatisieren und zu beschleunigen.
Ein zusätzlicher Pluspunkt: die Vielseitigkeit von DMS. Sie können die Systeme in den unterschiedlichsten Bereichen einsetzen. Digitalisieren Sie Ihre Buchhaltung, das Vertragsmanagement oder Personalakten. Nutzen Sie ein DMS, wo Sie es brauchen und machen Sie Ihr Büro einfach effizienter.
