Druck ist nicht gleich Druck. Die Ausdrucke vieler Laser- oder Tintenstrahldrucker und Multifunktionsgeräte lassen sich – mit krimineller Energie und ein paar Kniffen – manipulieren. Für den gewöhnlichen Betrachter sind solche Veränderungen nicht erkennbar, können aber erhebliche Folgen für ihn haben, wenn zum Beispiel der Inhalt eines Vertrages zu seinen Ungunsten verändert wird. Deswegen fordert der Gesetzgeber für eine Reihe von Dokumenten beziehungsweise deren Aussteller dokumentenechtes Drucken.
Was bedeutet dokumentenechter Druck?
Die Dokumentenechtheit eines Drucks umfasst eine Reihe von Anforderungen an Papier, Toner oder Tinte und den genutzten Drucker. Hierzu können Sie beispielsweise ein Epson WorkForce Pro-Modell verwenden. Die ISO-Norm 12757-2 legt die einzelnen Kriterien für dokumentenechtes Drucken präzise fest. Sie sollen einerseits erhöhten Schutz gegen Manipulation bieten und außerdem die Halt- und Lesbarkeit eines Dokuments über Jahre und Jahrzehnte gewährleisten – ein zusätzliches wichtiges Kriterium für sensible Papiere und ihre Beweiskraft. Dazu zählen allen voran anwaltliche und notarielle Dokumente und Urkunden oder Zeugnisse sowie Verträge.
Die Kriterien für Dokumentenechtheit
- Wischfestigkeit schon unmittelbar nach dem Ausdruck; keine Trocknungszeit notwendig
- nicht ausradierbar
- Gedrucktes nicht anderweitig (ohne Spuren) entfernbar
- Lichtechtheit – nur ein geringes Ausbleichen über bestimmte Zeiträume liegt im Rahmen der Toleranz
- wasser- und feuchtigkeitsbeständig
Neben Druckern gelten die Anforderungen der Norm außerdem für weitere dokumentenechte Schreibmedien wie Kugelschreiber oder Stempel.
Papier und Drucker für dokumentenechten Druck
Gewöhnliches Druck- oder Kopierpapier eignet sich nicht für einen haltbaren, manipulationssicheren Druck. Das Papier hat wie das Schreibmedium bestimmte Normen zu erfüllen und darf dann die Bezeichnung „Urkundenpapier“ tragen. Auch der Hinweis „archivfähig“ zeigt Ihnen geeignetes Papier an.
Passende Drucker erkennen Sie an einer speziellen Zertifizierung. Diese erhalten die Geräte von der unabhängigen Papiertechnischen Stiftung (PTS). Notarinnen und Notare beispielsweise dürfen für die Erstellung von Urkunden gemäß ihrer Dienstordnung (DONot) ausschließlich derart zertifizierte Drucker oder Multifunktionsgeräte nutzen. Dabei bekommt nicht das Gerät allein ein Zertifikat, sondern immer fixe Kombinationen aus Drucker, Papier und Toner oder Tinte.
Für die Zertifizierung prüft die PTS jede einzelne Zusammenstellung dieser drei Komponenten auf die Einhaltung aller Kriterien für eine Dokumentenechtheit. Im Rahmen dieser Prüfung setzen die Experten der PTS die Druckerzeugnisse verschiedenen Beanspruchungen aus – chemisch, mechanisch, optisch und thermisch. Bleibt ein Druck danach noch sehr gut lesbar oder zeigt sich in den Tests manipulationssicher, gibt es die PTS-Zertifizierung für Dokumentenechtheit. Diese gilt grundsätzlich unbegrenzt, läuft aber ab,
- wenn Sie eine andere Komponente nutzen oder
- Hersteller im Rahmen von Weiterentwicklungen ihrer Produkte diese – auch nur marginal – verändern.
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