Gesetze verlangen für einige Arten von Dokumenten sogenannte Dokumentenechtheit. Diese umfasst eine Reihe von Eigenschaften an die Medien und Mittel zur Erstellung der Dokumente, die eine nachträgliche Veränderung oder Verfälschung der Schriftstücke verhindern beziehungsweise leicht erkennbar machen sollen. Nebenbei sorgen sie außerdem für eine überdurchschnittliche Haltbarkeit der Dokumente. In der Praxis ist dieses Thema vor allem für Juristen und insbesondere Notare von Bedeutung, aber auch Ärzte müssen dokumentenechte Rezepte erstellen können und genauso legen viele Unternehmen Wert auf Dokumentenechtheit zum Beispiel bei Verträgen. Da haben wir etwas für Sie: Denn viele Gude Drucker® sind für die Anfertigung dokumentenechter Papiere gerüstet und zertifiziert.
Was bedeutet dokumentenecht?
Nehmen wir das Beispiel eines Stifts beziehungsweise Kugelschreibers. Seine Dokumentenechtheit und die seiner Minen ist in der Norm ISO 12757-2 geregelt. Zusammen mit der Norm für Tinten definiert sie weiter auch für Drucker relevante Kriterien für dokumentenechte Ausdrucke. Dazu zählen:
- Wischbeständigkeit
- fehlende Radierbarkeit
- Lichtbeständigkeit und
- Wasserbeständigkeit beziehungsweise Beständigkeit gegenüber verschiedenen Chemikalien oder Lösungsmitteln
Entsprechende Produkte tragen die Kennzeichnung DOC. Für Drucker oder Multifunktionsgeräte (MFP) genügt diese jedoch nicht, um Dokumentenechtheit zu garantieren. Die Geräte müssen als Gesamtsystem – zusammen mit einer Tinte (oder einem Toner) und einem ausgewählten Druckerpapier – eine strenge Zertifizierungsprüfung des PTS Instituts für Fasern und Papier durchlaufen. Verschiedene Gude Drucker® wie beispielsweise das Modell WORKFORCE PRO WF-C579 haben diesen Prozess erfolgreich absolviert und kommen mit einem PTS-Zertifikat für Dokumentenechtheit zu Ihnen.
Dokumentenechte Drucker
Achten Sie bei Druckerkauf oder Druckerleasing grundsätzlich immer auf dieses Zertifikat, wenn Sie ein dokumentenechtes Gerät benötigen. Nur die Zertifizierung garantiert Ihnen Dokumentenechtheit, auch wenn die Technik beziehungsweise das Druckverfahren der meisten modernen monochromen Laser- oder Tintenstrahldrucker mit Pigmenttinte die grundsätzlichen Anforderungen an die Dokumentenechtheit erfüllen.
Und denken Sie weiter an die Archivierung. Legen Sie Dokumente oder Verträge in Hüllen ab, müssen auch diese Anforderungen an Dokumentenechtheit genügen. Einfache Hüllen aus PVC enthalten in der Regel Weichmacher, die im Laufe der Zeit durch chemische Prozesse mit einem Ausdruck reagieren können. Er bleibt dann etwa aus oder verblasst. Dokumentenechte Prospekthüllen sollten als weichmacherfrei gekennzeichnet oder aus Polypropylen (PP) gefertigt sein.
Ebenso gefährden Sie die Dokumentenechtheit durch die Verwendung ungeeigneter Druckmaterialien oder eventuell auch durch eine unzureichende Wartung Ihrer Geräte, die zu unsauberen, nicht mehr dokumentenechten Ausdrucken führen kann. Selbst wenn Sie dabei ohne böse Absichten oder Vorsatz handeln, müssen Sie sich im Fall eines Rechtsstreits mangelnde Sorgfalt oder Fahrlässigkeit vorhalten lassen.
Damit das nicht passiert, holen Sie sich hier den passenden dokumentenechten Drucker mit Zertifikat und kompetenter persönlicher Beratung für die richtige Druckerauswahl.
