In deutschen Büros wird immer weniger gedruckt

In deutschen Büros wird immer weniger gedruckt. HAIN@ GmbH. Mehr Büro geht nicht.

 

Bereits vor den Pandemiejahren zeichnete sich der Trend ab. Nun nennen Druckerhersteller erstmals Zahlen, wie sich das Druckverhalten in Unternehmen über die letzte Zeit verändert hat.

 

Rund 20 Prozent weniger Ausdrucke und Kopien

Diesen Rückgang verzeichneten die Hersteller allein in der Coronazeit bei den Absatzzahlen ihrer Geräte und Verbrauchsmaterialien. Besonders über diese Materialien wie Tintenbeutel oder Toner lassen sich zuverlässige Rückschlüsse zu den Druckvolumina in den Büros treffen. Auch mit der Normalisierung des Arbeitslebens kam es zuletzt zu keiner Gegenbewegung. Deutschlands Wirtschaft und Verwaltung ist auf dem Weg ins papierlose Büro. Die konjunkturelle Entwicklung spielt dabei nur am Rande eine Rolle, auch wenn Unternehmen sicherlich bemüht sind, sparsamer mit dem zuletzt stark verteuerten Papier umzugehen. Der Rückgang der Drucker- und Papiernutzung zeigt vielmehr die Veränderungen durch zwei große Future Trends: Digitalisierung und New Work.

 

Digitale Dokumente ersetzen zunehmend Papier

E-Mails und verschiedene Dokumententypen im Anhang gehören schon lange zum Büroalltag. Oft wurden und werden diese Dokumente noch ausgedruckt, um sie in klassischen papiergebundenen Arbeitsprozessen zu verwenden und später zur Archivierung abzuheften. Digitalisierung kann diese aufwendigen, fehleranfälligen Arbeiten überflüssig machen – besonders, wenn es sich um Routinetätigkeiten mit hohem Standardisierungsgrad handelt. Dafür gibt es jetzt das digitale Dokumentenmanagement mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS).

DMS bieten einen entscheidenden Vorteil für digitale Dokumentenworkflows. Sie vereinheitlichen diese in ihrem Basissystem, das sich jeweils nach individuellen Kriterien anpassen und erweitern lässt. Zu dem Rahmen eines DMS gehören Merkmale wie etwa eine Indexierung oder eine Versionsverwaltung. Solche Funktionen verhindern alle Fehler, die sonst bei einer ungeordneten Arbeit an digitalen Dokumenten passieren können. In einem DMS kann immer nur eine Person an einem Dokument arbeiten. Währenddessen ist es für andere gesperrt. Liegt das Dokument frei auf einem Server, kann jeder darauf zugreifen und es ist unklar, wer gerade eine Bearbeitung vornimmt. Änderungen lassen sich zwar in den Dokumenten anzeigen, erscheinen aber schnell unübersichtlich bei vielen Beteiligten. Ein DMS führt dazu eine separate Datenbank mit präzisen Informationen zu jeder einzelnen Veränderung. Es vereinheitlich Dateinamen und Nutzerinnen oder Nutzer können sich sicher sein, beim Öffnen stets die aktuellste Dokumentenversion zu sehen. Genauso wird die Auffindbarkeit von Dokumenten stark verbessert, weil DMS mit Intelligent Indexing arbeiten und für die Dokumentensuche nicht erste riesige Datenspeicher komplett durchforstet werden müssen.

Die Systeme können alle gängigen Dateiformate nutzen und integrieren sich in über 500 professionelle Softwareanwendungen. Papierdokumente werden per Scan digitalisiert und dann in das DMS aufgenommen. Das bedeutet viele Effizienz- oder Kostenvorteile und reduziert den Druckbedarf im Unternehmen. Immer mehr von ihnen nutzen ein DMS, was sich auch im Rückgang der Ausdrucke in den Büros zeigt.

 

Hybride Arbeit trägt ebenfalls zum geringeren Papierverbrauch bei

Verbreitung und Beliebtheit des Homeoffice wären kaum entstanden, wenn zwischen Büro und dem heimischen Schreibtisch noch ständig Papierdokumente ausgetauscht werden müssten. Der damit verbundene Aufwand lässt kaum produktives, zufriedenstellendes Arbeiten zu. Der Erfolg des Homeoffice ist eindeutig durch Digitalisierung wie mit den DMS möglich geworden. Hybride Arbeit verstärkt damit die Entwicklung, immer weniger zu drucken. Was Druckerherstellern weniger gefällt, kommt Ihrer Produktivität und Ihrer Wirtschaftlichkeit zugute. Schließlich steigert sich dadurch ebenso die Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens. Denn sie sparen wertvolle Ressourcen der Natur: allein für 500 Blatt Frischfaserpapier über fünf Kilogramm Holz und mehr als 120 Liter Wasser.