Die Marktforscher von Statista wollten es jüngst genauer wissen: Wie weit haben sich Deutschlands Unternehmen schon von der Arbeit mit Papier verabschiedet? Gibt es schon das papierlose Büro?
Weniger Papier bedeutet mehr Effizienz
Drei von vier Unternehmen arbeiteten Anfang 2024 bereits vielfach mit papierreduzierten Prozessen – unterstützt etwa durch ein digitales Dokumentenmangementsystem. Über 90 Prozent von ihnen bewerten die Ergebnisse der Umstellung mit einer deutlichen Effizienzsteigerung als gut oder sehr gut. Für die Statista-Studie wurden zum Jahreswechsel 400 Unternehmen mit zehn bis 1000 Mitarbeitenden in verschiedenen Branchen befragt. Eine große Mehrheit bestätigte dabei auch die hohe Akzeptanz der Umstellungen durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das zeigt eine gute interne Vorbereitung und Kommunikation zu den Änderungen, die bei allen Transformationsschritten zum Office 4.0 unverzichtbar ist.
Im Einzelnen wurden außerdem diese positive Effekte häufig genannt:
- Reduzierung von Druckkosten und Papierverbrauch
- vereinfachte Remote-Arbeit mit Cloud-Anwendungen
- verbesserte Workflows
- eingesparte Archivflächen
Genau bei diesen Punkten hatten sich die Unternehmen vorher Verbesserungen gewünscht, als sie die Papierreduzierung planten. Für rund die Hälfte von ihnen gehört sie zu einer größeren Digitalisierungs- und Nachhaltigkeitsstrategie. Genauso wurde eine verbesserte Customer Experience häufig als Motiv genannt.
Herausforderungen auf dem Weg zum papierlosen Büro
Bei den Hürden für einen Wandel zeigt die Statista-Untersuchung ebenfalls viele Gemeinsamkeiten. Das größte Hindernis sehen Unternehmen in der Abkehr von gewohnten Arbeitsabläufen. Hierzu müssen Mitarbeitende gut vorbereitet und geschult werden. Eine zweite Herausforderung ergibt sich für zahlreiche Unternehmen in den Initialkosten für die Umstellung. Dabei sind beispielsweise die Kosten für ein DMS gut überschaubar und skalierbar – auch KMU oder kleinere Büros.
Oft stellen sich jedoch auch Probleme an den Schnittstellen zu vorhergehenden oder weiteren Prozessen: bei Bestellungen, bei Unterschriften oder der Archivierung. Hier können ganzheitliche Lösungen wie die Integration digitaler Signaturen weiterhelfen. Am Ende lohnt es sich, die Herausforderungen der Papierreduzierung anzunehmen. Bereits kurzfristig entsteht durch Effizienzsteigerungen und gesparte Kosten eine Stärkung des Unternehmens und seiner Wettbewerbsfähigkeit. Langfristig wird das Papier damit auch nicht aus dem Office verschwinden. Ein komplett papierloses Büro ist mehr Mythos als Möglichkeit. An mancher Stelle möchten die meisten auch nicht auf Papier als Tool verzichten. Doch bereits eine deutliche Reduzierung bei papierintensiven Routineprozessen bedeutet einen erheblichen Fortschritt für Produktivität und Nachhaltigkeit.
