Oft ist es gar nicht so leicht, konzentriert im Büro zu arbeiten. Kleine Ablenkungen und Unterbrechungen – oft durch Kolleginnen oder Kollegen verursacht – stören immer wieder. Lesen Sie hier, wie Sie trotzdem Konzentration und Ruhe finden, ohne es sich mit anderen zu verscherzen.
Wenige Sekunden Ablenkung genügen
Und schon braucht es mehrere Minuten, um sich wieder in eine Aufgabe zu vertiefen. Zu diesen Unterbrechungen kommt es schnell: eine kurze, dringende Frage, oder jemandem fällt gerade etwas ein, was er Ihnen schnell sagen wollte – und wenn es nur ein Hallo ist. Je komplexer die Frage oder die Mitteilung ausfällt, umso mehr beschäftigt sie das Thema auch noch, nachdem das Gespräch längst beendet ist. Eine Stunde konzentrierter Arbeit reduziert sich dabei im Nu um 15 oder 20 Minuten produktive Zeit und am Ende des Tages bleiben Aufgaben vielleicht sogar liegen. Neben einfachen Tipps für mehr Produktivität im Bürosollten Sie sich ebenso für dieses häufige Problem eine Strategie zurechtlegen, um solche Zeitverluste zu minimieren.
Im Team Ablenkungen vermeiden
Niemand meint es hier böse mit Ihnen oder will andere absichtlich stören. Diese kleinen Gespräche sind ein Teil der alltäglichen Kommunikation im Büro. Im richtigen Moment, wenn beide dazu bereit sind, lockern sie sogar die Arbeitsatmosphäre auf und tragen zu mehr Mitarbeiterzufriedenheit bei. Wann der richtige Moment dafür gekommen ist, lässt sich manchmal jedoch nicht erkennen – und manche haben auch Schwierigkeiten, ihn zu erkennen. Hier helfen wie in jeder Kommunikation ein paar kleine Regeln, damit keine Probleme entstehen. Am besten werden diese im ganzen Team getroffen, um sie allgemein akzeptiert und bekannt zu machen. An dieser Stelle ein paar Vorschläge für Ihr Büro:
- Über die Woche werden fixe Ruhe- oder Stillarbeitszeiten festgelegt – mindestens eine Stunde am Stück. So können alle etwas schaffen, aber dringende Fragen und Probleme müssen auch nicht allzu lang warten.
- Braucht eine ganze Gruppe diese Phasen der Konzentration, bekommt sie ergänzend eigene Zeiten und einen eigenen Raum für ihre Arbeit. Moderne Bürokonzepte schaffen dafür auch abseits des Konferenzraums attraktive, produktive Arbeitsumgebungen.
- Wer drängende Fragen an andere hat, stellt diese etwas vorher oder danach.
- Meetings werden nie unmittelbar im Vorfeld oder im Anschluss an diese Stillarbeitszeiten angesetzt. Mindestens 15 Minuten sollten die Termine voneinander trennen, denn die Meetings beschäftigen die meisten in der Regel auch über die reine Besprechungszeit hinaus noch eine Weile.
- Gehen Sie außerdem auf die typische Körpersprache während konzentrierter Arbeit ein. Die lässt sich bei genauerem Blick meist gut erkennen und berücksichtigen – nicht nur zu festen Zeiten.
Selbst etwas mehr Ruhe schaffen
Eine Teamlösung liefert die optimale Grundlage, um Ablenkungen im Büro zu vermeiden oder zu reduzieren. Wo eine solche nicht möglich ist, kann sich jede oder jeder genauso selbst mehr Ruhe verschaffen. Das braucht etwas Mut und Bestimmtheit, denn hier müssen Sie auch einmal Nein sagen oder einigen Kolleginnen und Kollegen explizit Grenzen setzen. Am einfachsten funktioniert das, wenn Sie Ihre Arbeit mit Zeitangaben ankündigen oder im öffentlichen Terminplan eintragen. Etwa: „Von 13 bis 15h arbeite ich Dienstag an einer Präsentation. Schickt mir wichtige Fragen und Probleme kurz per E-Mail. Ich kümmere mich direkt danach darum.“
Viele haben Hemmungen, ab und an einmal Nein zu sagen. Hier helfen Tipps zum Nein sagen. Mit einem Nein können Sie auch einige Ablenkungen fernhalten. Denn es gibt nicht wenige, die immer häufiger um Rat, Hilfe oder Erklärungen fragen, wenn sie stets auf offene Ohren treffen. Das geht schließlich viel einfacher, als selbst zu recherchieren. Die Frage, ob andere dabei noch ihre Arbeit bewältigen können, wird bewusst oder unbewusst ausgeblendet. Wer sich ein Nein nicht traut, kann einen anderen Weg wählen. Vereinbaren Sie mit den anderen kurz eine Zeit, wo Ihnen eine Unterhaltung besser passt. So halten Sie die aktuelle Störung ganz knapp, verärgern sicher niemand und schaffen langfristig ein positive, professionelle Arbeitsbeziehung.
