Büroflächen kosten Geld: Miete, Nebenkosten und dazu die Büroeinrichtung. Da kann der Gedanke entstehen, an dieser Stelle mit einem kleinen Büro Geld zu sparen. Doch das wiederum könnte teuer werden, denn es gibt gesetzliche Vorgaben zur Bürofläche pro Mitarbeitende. Dazu hier mehr und ein paar praktische Tipps für Sie.
Was schreibt der Gesetzgeber vor?
Zur Bürofläche zählen neben den eigentlichen Arbeitsplätzen mit normalen und höhenverstellbaren Schreibtischen, Bürostühlen oder Sitzhockern außerdem Bewegungsflächen. Darunter fällt etwa der Weg zum Drucker- oder Konferenzraum. Ein Aufenthaltsraum, sanitäre Anlagen oder Flure gelten nicht als Bürofläche im Sinne der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV). Diese ist maßgeblich für das Mindestmaß an Bürofläche, das für alle Mitarbeitende bereitgestellt werden muss. Dazu kommen weitere oder ergänzende Vorgaben zum Beispiel aus dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) oder den Vorschriften der Unfallversicherung. Daraus ergibt sich:
- Pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter müssen mindestens acht Quadratmeter reine Arbeitsplatzgröße zur Verfügung stehen.
- Alle haben zusätzlich Anspruch auf mindestens 1,5 Quadratmeter unverstellte Bodenfläche um den Arbeitsplatz herum sowie weitere 1,5 Quadratmeter Platz für Büroeinrichtung wie Rollcontainer oder Aktenschrank.
Dazu kommen Bewegungsflächen, vorgeschriebene Fluchtwege oder ebenso festgesetzte Freiräume vor Fenstern und Heizungen (0,5 Meter Breite). Bei einem Office mit über 100 Quadratmeter Bürofläche muss die Deckenhöhe zudem mindestens drei Meter betragen.
Die Raumhöhe hat großen Einfluss auf das Raumklima, Akustik oder die Luftqualität und damit letztlich auf die Gesundheit der Mitarbeiter. Hier liegt auch der Grund, warum der Gesetzgeber Mindestvorgaben für Büroflächen aufstellt. Was manche als Beispiel bürokratischen Wildwuchses betrachten, dient einzig dem Schutz der Mitarbeitergesundheit und der Wahrung menschenwürdiger Arbeitsbedingungen.
Beispiel für eine Berechnung der Bürofläche gemäß Vorgaben
- Sie haben fünf Mitarbeitende.
- Dementsprechend muss die Büro(arbeits)fläche mindestens 40 Quadratmeter betragen (5×8 qm).
- Zusätzlich brauchen Sie für alle 5×1,5 qm oder insgesamt 7,5 Quadratmeter Bewegungsfläche.
- Gleichfalls sind mindestens weitere 7,5 Quadratmeter für die Büroeinrichtung erforderlich.
Ergebnis für die Mindestbürofläche: 55 Quadratmeter plus zusätzlich erforderliche Flächen, sodass Sie letztlich leicht bei über 70 Quadratmetern landen, die Sie für Ihr Unternehmen wenigstens bereitstellen müssen.
Der Bedarf an zusätzlichen Flächen – Meeting Space, Sanitär- oder Sozialräume etc. – bewegt sich gewöhnlich zwischen 30 bis 50 Prozent der eigentliche Bürofläche.
Was passiert, wenn Sie zu wenig Bürofläche haben?
Unternehmen, die diese Vorgaben nicht einhalten und damit gegen die Arbeitsstättenverordnung verstoßen, begehen eine Ordnungswidrigkeit, die Bußgelder nach sich zieht. Diese bewegen sich meist im vierstelligen Bereich, können aber auch höher ausfallen. Kommt es sogar zu einer Gefährdung der Mitarbeitergesundheit, sind auch strafrechtliche Folgen möglich.
Braucht es mit New Work weniger Bürofläche?
Allgemein arbeitet rund ein Fünftel der deutschen Büroangestellten mehr oder weniger häufig im Homeoffice. Das verändert die Anwesenheitsquote in den Büros noch deutlicher und teilweise berechenbarer als bei Krankheitsfällen oder Urlauben. Darauf können und dürfen Unternehmen reagieren und ihre Büroflächen verkleinern, wenn sie eine stabile geringere durchschnittliche Anwesenheitsquote belegen.
Bleiben wir beim obigen Beispiel: Von Ihren fünf Mitarbeitenden sind regelmäßig nur drei im Büro. Gemäß dieser Anwesenheitsquote von 60 Prozent werden auch nur 60 Prozent der gewöhnlichen (Mindest)Bürofläche erforderlich.
Aber: Als erfahrene Büroplaner raten wir eher davon ab, nur mit dem absoluten Minimum zu kalkulieren. Vielleicht müssen Sie einmal die Präsenzarbeit erhöhen oder Ihr Unternehmen wächst? Dann haben Sie keinerlei Flächenreserven und müssen direkt umziehen oder anbauen.
Ungenutzte Büroflächen wachsen: Wie können Sie diese sinnvoll nutzen?
Laut ifo-Institut in München lastet mittlerweile beinahe ein Drittel der deutschen Unternehmen seine Büroflächen nicht voll aus. Das kostet zwar, aber gibt Flexibilität für die zukünftige Geschäftsentwicklung. Außerdem übersteigen die Kosten für einen Umzug mit neuer Bürogestaltung schnell die Summe eingesparter Mieten aus ein paar Jahren.
Die zusätzlichen Flächen müssen aber nicht brachliegen. Nutzen Sie sie kreativ und für mehr Produktivität im Rahmen moderner Bürokonzepte. Schaffen Sie zum Beispiel
- Kommunikationszonen, Ruhe- oder Rückzugsräume.
- Platz für Gesundheit und Mitarbeiterzufriedenheit mit einem eigenem Fitness- oder Yogaraum.
- Weiterbildungsmöglichkeiten mit Inhouse-Seminarräumen
- Co-Working-Spaces zur Refinanzierung oder für neue Partnerschaften
Diese Vorschläge führen automatisch zu einem kleinen Fazit zum Thema Büroflächen: Bei der Bemessung, der Nutzung und Gestaltung sollte Qualität immer vor Quantität stehen! Das macht jedes Unternehmen besser, produktiver und die Mitarbeitenden zufriedener.
