Das Entsorgen alter Belege, Dokumente und ganzer Akten steht in jedem Unternehmen regelmäßig in der Jahresplanung. Was Sie wann entsorgen können, oder besser dürfen, richtet sich nach gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
2026 dürfen Sie zum Beispiel
- Inventare
- Jahresabschlüsse oder
- Kontoauszüge
aussortieren, die auf das Jahr 2015 oder früher datieren – Aufbewahrungsfrist: zehn Jahre.
- Buchungsbelege wie Rechnungen oder
- viele Lohnunterlagen
können auch schon nach acht Jahren Frist weg. Der letzte Eintrag darf aktuell nicht jünger als 2017 sein.
- Geschäftsbriefe oder etwa
- Versicherungspolicen nach Ablauf
dürfen Sie bereits nach sechs Jahren aus dem Archiv nehmen. Hier gilt gerade das Jahr 2019 als entscheidendes Datum.
Sind Sie mitten in der Digitalisierung, können Sie alte Papierdokumente aller Art aber auch schon früher entfernen. Voraussetzung dafür ist eine rechtssichere digitale Archivierung – Stichwort: digitales Dokumentenmanagement.
In jedem Fall stellt sich aber die Frage, was Sie am besten mit den alten Unterlagen machen.
Alte Akten gehören nicht in die Altpapiertonne ⛔️
In den Unterlagen finden sich massenhaft sensible Unternehmensinformationen und ebenso Kundendaten. Letztere müssen Sie gemäß DSGVO auch bei der Entsorgung schützen. Damit verbietet sich der Weg über die Altpapiersammlung von selbst.
Sie brauchen passende Aktenvernichter.
Aktenvernichter – die Unterschiede
Es gibt Aktenvernichter
- für den Schreibtisch
- größere, leistungsstärkere Geräte, die zentral im Büro aufgestellt werden
- Großmengenvernichter, die die Entsorgung für ein ganzes Unternehmen schaffen oder
- Spezialgeräte für hochsensible Dokumente und diverse Trägermedien neben klassischem Papier
Eine weitere Unterscheidung finden Sie in der Sicherheitsstufe der Aktenvernichter:
- Es gibt drei Schutzklassen für normalen bis höchsten Schutz bei der Entsorgung.
- Konkreter werden Sicherheitsstufen von P1 bis P7 unterschieden.
- „P“ steht dabei für Papier. Angaben wie „F“ oder „T“ zeigen beispielsweise eine Eignung für Mikrofilme oder magnetische Datenträger wie ID-Karten an.
Welche Aktenvernichter benötigen Sie im Büro für die Entsorgung alter Dokumente?
Achten Sie beim Einsatz mit Papierdokumenten zuerst auf die P-Sicherheitsstufe. Diese Stufen unterscheiden sich im Kern bei der Feinheit des Schredderns durch Partikel- oder Streifenschnitt. Je feiner dieser Schnitt ausfällt, desto schwieriger bis unmöglich wird es, die zerkleinerten Dokumente später wieder zusammenzusetzen und zu lesen.
In den Sicherheitsstufen P1 oder P2 erhalten Sie lediglich groben Streifenschnitt mit Streifen von sechs Millimetern Breite oder mehr. Auf diesem Niveau sollten Sie in Unternehmen höchstens unbedeutende interne Informationen entsorgen.
Greifen Sie besser gleich zu einem Aktenvernichter mit höherer Sicherheitsstufe.
Für die DSGVO-konforme Entsorgung personenbezogener Daten ist mindestens ein Aktenvernichter mit Sicherheitsstufe P4 angezeigt (siehe auch den GDD-Ratgeber zur „Datenschutzgerechten Datenträgervernichtung“). In dieser Sicherheitsstufe werden Papiere standardmäßig im Kreuzschnitt zerkleinert. Dabei bleiben von einem A4-Blatt nur noch rund 400 kleine Schnipsel übrig. Höhere Sicherheitsstufe zerlegen die Blätter in über 2000 Mikropartikel. Der Aufwand für eine Wiederherstellung steigt von sehr hoch bis unmöglich und manche Geräte stören sich nicht einmal an Büro- oder Heftklammern, die sie aber generell vor der Aktenvernichtung immer entfernen sollten.
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