Wo steht Ihr Unternehmen in der Digitalisierung? Deren Bedeutung ist längst bei allen angekommen und jeder nimmt ihre Auswirkungen oder Veränderungen wahr. Genauso sehen die meisten eigenen Handlungsbedarf, Handlungen oder Planungen für die eigene Digitalisierung fehlen jedoch oft. Dies gilt besonders für viele KMU, einzelne Büros, Praxen oder Kanzleien. Solchen Nachzüglern entstehen früher oder später Wettbewerbsnachteile und der Abstand zu Vorreitern der Digitalisierung wächst mit jedem Tag. Hohe Kosten und Komplexität oder fehlendes Personal gelten häufig als Argumente, nicht bei der Digitalisierung aktiv zu werden. Dabei bewirkt diese genau das Gegenteil: Sie hilft, Kosten zu senken, Prozesse zu vereinfachen und kann fehlende personelle Kapazitäten kompensieren – in praktisch jedem Unternehmen.
Drei von fünf Unternehmen weit zurück bei der Digitalisierung
Bei der Zukunftsgestaltung des Mittelstands spielen für rund 60 Prozent der Unternehmen digitale Strategien und Projekte immer noch keine Rolle. Gleich etwa 80 Prozent ist es bisher nicht gelungen, digitale Produkte oder Dienstleistungen zu entwickeln. Diese Zahlen des Branchenverbands Bitkom e.V. zeigen auch noch im Jahr 2024 branchen- und größenübergreifend einen hohen Nachholbedarf in Sachen Digitalisierung bei Deutschlands Unternehmen. Selbst effektive Tools wie ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) haben bis dato nur eine geringe Verbreitung. Dabei finden Sie hier ein gutes Beispiel, wie ein Büro oder ein ganzes Unternehmen zu überschaubaren Kosten von der Digitalisierung profitieren kann.
Routinearbeiten automatisieren und viel Zeit einsparen
In einem Büro oder einem Unternehmen fallen jeden Tag viele routinemäßigen Arbeiten an, die bei einer manuellen Erledigung enormen Zeitaufwand bedeuten. Dazu zählt zum Beispiel die Rechnungsbearbeitung, die jedes Unternehmen erledigen muss. Erledigt die Buchhaltung ihre Arbeit noch ganz klassisch, dauert die vollständige Bearbeitung einer Rechnung schnell eine ganze Stunde. Sind mehrere Abteilungen wie für die Kontrolle von Liefereingängen involviert, steigt die Bearbeitungszeit weiter und der komplette Vorgang erstreckt sich schnell über mehrere Arbeitstage. Bei personellen Engpässen kommt es dann noch zu Verzögerungen, die in gewissen Dimensionen sogar den Cashflow eines Unternehmens beeinträchtigen können. Außerdem zeigen manuelle Bearbeitungen eine erhöhte Fehleranfälligkeit. Eine digitale Rechnungsverwaltung minimiert dieses Risiko und reduziert ebenso die Bearbeitungszeit für jede Rechnung auf ein Minimum.
Digitalisierung als Antwort auf die wirtschaftlichen Herausforderungen unserer Zeit
Aus diesem Zeitgewinn entstehen Kosteneinsparungen und die Freisetzung personeller Kapazitäten für andere, wichtigere Aufgaben als die Erledigung von Routinearbeiten. Ähnliches kann ein DMS auch in der Personalabteilung leisten, wenn Sie dort statt Rechnungen Personalakten digitalisieren. Eine unbesetzte Stelle, für die Sie nicht gleich das passende Personal finden, bremst Arbeitsprozesse jetzt nicht gleich aus und hinterlässt somit geringere Cost of Vacancy. Ihr Unternehmen wird einerseits schon durch ganz einfache Digitalisierungsschritte wie die Installation eines DMS effizienter und gewinnt andererseits an Resilienz. Beides macht wichtige Faktoren für die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens aus. Weitere positive Effekte schließen sich an: Lassen Sie sich Ihre Chancen und Möglichkeiten von unseren Expertinnen und Experten zeigen.