Effektives Selbstmanagement im Büro und außerhalb in nur vier Schritten

Effizientes Selbstmanagement im Büro. HAIN® GmbH. Mehr Büro geht nicht.

 

Am Arbeitsplatz wie im Privatleben gilt es, immer mehr Aufgaben und Dinge unter einen Hut zu bekommen. Das erfordert einiges an Organisationstalent. Viele helfen sich dabei mit einer klassischen To-do-Liste. Andere bevorzugen Done-Listen, die keinen riesigen Aufgabenberg vorhalten, sondern Erfolge und Selbstbestätigung mit erledigten Aufgaben vermitteln. Ein weiteres Hilfsmittel: das Bullet Journal. Es erlangte erst vor wenigen Jahren hierzulande einige Popularität und versammelt neben anstehenden Aufgaben, Terminkalender, Projektplaner, Kassenbuch, Gewohnheitentracker oder Tagebücher. Damit kommt es dem Modell für effektives Selbstmanagement des kürzlich verstorbenen Wirtschaftspsychologen Günter F. Müller sehr nah. Dieses umfasst vier Ebenen oder Schritte.

#1 Kognitive Selbstführung

Warum braucht es überhaupt eine effektive Selbstorganisation? Übernehmen das nicht schon To-do-Listen und Terminplaner? Beide sammeln jedoch nur externe Faktoren und haben lediglich begrenzten Einfluss auf Gedanken, Gefühle oder Verhaltensmuster. Dort liegt aber die Basis für ein erfolgreiches Selbstmanagement. Studien wie diese aus dem Jahr 2015 zeigen, dass eine gelungene Selbstführung

  • Arbeitsergebnisse verbessern,
  • Optimismus steigern,
  • Stress reduzieren und dadurch
  • körperliche wie psychische Gesundheit steigern kann.

Auf der kognitiven Ebene sollten dazu Gedanken, Einstellungen und Ziele analysiert werden. Auf welchem gedanklichen Weg gehen Sie etwas an? Wollen Sie eher Ziele erreichen oder möchten Sie lieber bestimmte Dinge vermeiden? Sind diese Fragen beantwortet, beginnt die Selbstführung mit der Absicht, bestimmte Zielansätze vermehrt zu verfolgen, während andere langsam abgelegt werden. Dazu zählen negative Ansätze oder Denkmuster. Die Hamburger Psychologin Elke Overdick nennt sie „Denkfallen“ und gibt Beispiele wie

  • absolute Forderungen und Muss-Denken,
  • Perfektionismus,
  • Schön- oder Katastrophendenken,
  • übertriebenes Verantwortungsbewusstsein (über den echten Verantwortungsbereich hinaus) oder
  • das Streben, von allen anderen gemocht zu werden.

Hierdurch entstehen Hürden auf dem Weg zu Erfolgen und keine Hilfen.

 

#2 Emotionale Selbstführung

Genau wie zu Denkmustern und Gedanken braucht es auch Klarheit zu den Emotionen. Vor allem in stressigen Situationen sind sie oft die Hauptauslöser bestimmter Reaktionen. Dabei stellen Emotionen jedoch nicht immer die besten Berater dar. Wer sie besser kennengelernt und verstanden hat, kann sie in herausfordernden und schwierigen Momenten leichter kontrollieren und rationaler handeln. Das erleichtert zugleich den Umgang mit emotionalen Belastungen oder persönlichen Rückschlägen. Als Hilfsmittel zur emotionalen Selbstführung bietet sich Achtsamkeitstraining an. Oft hilft auch ein Gefühlstagebuch zum besseren Verständnis, wie es zu den Bullet Journals oder Wellness-Apps gehört. So lässt sich leicht erkennen, welche Situation bestimmte Emotionen sowie Reaktionen ausgelöst hat und welches Ergebnis folgte. Wieder geht es darum, die positiven emotionalen Momente herauszufiltern und zu versuchen, diese zu steigern oder zu neuen Reaktionsmustern auszubauen. Das stärkt Selbstbewusstsein sowie Selbstmotivation.

#3 Verhaltensbezogene Selbstführung

Jetzt fällt es auch leichter, das eigene Verhalten auf positive wie negative Verhaltensmuster zu prüfen. Hier sind außerdem nachhaltige Muster denen vorzuziehen, die nur kurzfristigen Erfolg bringen. Manche Muster mögen dann für eine Person selbst gut funktionieren, lösen aber in beruflicher wie privater Interaktion ein Problem nicht beziehungsweise führen zu anderen schwierigen Umständen. Diese Aspekte dürfen bei dem Fokus auf positive Verhaltensmuster nicht vergessen werden.

#4 Effektives Selbstmanagement durch körperliche Selbstführung

Am Ende funktioniert eine erfolgreiche Selbstorganisation nur über die körperliche Ebene – mit Gesundheit durch ausreichend Schlaf, gesunder Ernährung, kleinen Fitnessübungen für das Büro oder genügend Auszeiten zwischendurch zum Abschalten. Nur so können Geist wie Körper immer wieder Höchstleistungen bringen.

Die gesamte Selbstreflexion zur Selbstorganisation ist kein einmaliger, sondern ein längerer, laufender Prozess. Häufig sind einige Seiten bereits positiv ausgeprägt, während bei anderen etwas Nachholbedarf besteht. Es lohnt sich, diesen Prozess zu beginnen und zu verinnerlichen. Denn Selbstmanagement gehört zu den elementaren Future Skills in der Arbeitswelt von morgen – und steigert schon heute das eigene Wohlbefinden sowie die berufliche und persönliche Zufriedenheit.

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Hofmeister