Endlich ist es wieder so weit: Der Sommerurlaub steht vor der Tür. Denken Sie aber nicht nur daran, was Sie alles in die Koffer packen müssen, und schieben Sie Ihre Maus zum Ende des letzten Arbeitstages nicht einfach beiseite.
Mit den folgenden Tipps machen Sie es Kolleginnen und Kollegen in Ihrer Abwesenheit leichter – und vor allem beugen Sie aufgeregten Anrufen, Nachrichten oder Nachfragen in Ihrem wohlverdienten Urlaub vor.
Planen Sie Ihren Abgang
Ein paar Tage, bevor es losgeht, erstellen Sie am besten eine kleine To-do-Liste. Es gibt heute andere Techniken für mehr Produktivität im Büro, aber hier bleiben diese guten alten Listen immer noch sehr nützlich – zum Beispiel:
- Was müssen Sie unbedingt noch erledigen?
- Wo braucht es noch Ihre Unterschrift?
Sammeln Sie solche Punkte frühzeitig und Sie schaffen alles bequem. Nichts Wichtiges bleibt liegen.
Abwesenheitsmail hinterlassen
Wahrscheinlich wollen Kunden, Kollegen oder Geschäftspartner auch in den nächsten Wochen etwas von Ihnen. Manche sind über den Urlaub informiert, aber sicher niemals alle. Richten Sie deswegen eine Abwesenheitsnotiz oder -mail ein. Zu einer guten Info gehören
- Angaben zum Zeitraum Ihrer Abwesenheit
- der Grund der Abwesenheit und
- alternative Ansprechpartner für dringende Fragen und Probleme währenddessen
Informieren Sie Ihre Kolleginnen oder Kollegen aber unbedingt vorher, wenn Sie diese als Ausweichkontakte nennen möchten. Wie wollen die anderen am liebsten erreichbar sein? Mail oder Telefon?
Briefings für allgemeine und dringende Fälle
Sind bestimmte Nachfragen, Themen etc. zu den jüngsten Arbeiten oder Projekten absehbar, sollten Sie dazu ausreichend Informationen hinterlassen. Eventuell haben Sie kein Problem damit, für das Büro immer erreichbar zu sein, mit dieser Vorbereitung umgehen Sie aber den einen oder anderen störenden Anruf im Urlaub. Falls es sich gar nicht vermeiden lässt: Sagen Sie im Büro klar, wie Sie im Notfall am besten kontaktiert werden können (oder wollen).
Passwörter hinterlegen?
Manchmal müssen andere während Ihres Urlaubs dringend auf Ihre Dokumente oder Vorgänge zugreifen. Früher lagen die Papiere dazu meist auf dem Schreibtisch oder fanden sich in Aktenordnern im Schrank. Heute nutzen Unternehmen zunehmend digitales Dokumentenmanagement und für einen Zugriff braucht es nun Benutzerkennungen, Passwörter oder auch weitere sichere Identifikationen. Andere sollten diese nicht kennen und auch nicht einfach auf einem Zettel hinter der Schreibtischunterlage finden können. Eventuell hinterlassen Sie vertrauenswürdigen Kolleginnen oder Kollegen für die Urlaubszeit aber trotzdem Zugriffsdaten, damit Sie im Notfall nicht selbst aus der Ferne Informationen weiterleiten müssen.
Das ist nebenbei eine gute Gelegenheit, nach der Rückkehr Ihr Passwort wieder einmal zu ändern. Dies gehört zwar zu den wichtigsten Tipps für sichere Passwörter, wird in der Hektik des Alltags jedoch regelmäßig schnell vergessen.
Jetzt kann es endlich losgehen.
Das ganze Team der HAIN® GmbH wünscht Ihnen einen schönen Urlaub mit Ihren Lieben, wo auch immer die Reise hingehen soll!
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