Digitalisierung und vor allem Künstliche Intelligenz (KI) wird in naher Zukunft reihenweise Arbeitsplätze überflüssig machen, befürchten viele. Verschiedene Studien wie der „Future of Jobs“-Report des Weltwirtschaftsforums nennen dazu Zahlen. Noch in diesem Jahrzehnt könnten weltweit über 80 Millionen Arbeitsplätze wegfallen und für Deutschland halten andere Prognosen einen Rückgang im niedrigen siebenstelligen Bereich für realistisch. Besonders betroffen sind Tätigkeiten mit einem hohen bis sehr hohen Anteil an kognitiven oder manuellen Routineaufgaben. Diese können Computer oder Maschinen nach programmierbaren Regeln zunehmend besser, schneller und zuverlässiger erledigen. Einige solcher Arbeitsplätze finden sich auch in den Büros kleiner wie großer Unternehmen: etwa die einfache Sachbearbeitung in der Buchhaltung. Diese kann ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) übernehmen. Doch bedeutet das automatisch einen größeren Arbeitsplatzabbau im Office? So düster sieht die Zukunft der Büroarbeit nicht aus, aber dieser Tätigkeitsbereich wird sich vielfach gravierend wandeln.
Was digitalisiert werden kann – und was nicht
Neben der Digitalisierung der Buchhaltung übernimmt Software heute ebenso selbstverständlich Aufgaben wie die Pflege von Kundendaten oder Wiedervorlagen im Vertragsmanagement. Dabei verfügen die Programme zwar über einige Kontrollroutinen, aber zur verlässlichen Prüfung zahlreicher Vorgänge in den einzelnen Bereichen genügen Algorithmen nicht. Hier ist mit zunehmender Komplexität und trotz wachsender Möglichkeiten mi KI immer noch der Mensch gefragt. Genauso sieht es bei der Verbesserung von Prozessen oder Produkten aus. Digitalisierung unterstützt Weiterentwicklungen im Unternehmen und demokratisiert Innovationen auch für kleinere Unternehmen, jedoch gehen die entscheidenden Impulse weiterhin von den Mitarbeitenden aus. In einem anderen Feld, der Kundenbetreuung oder -beratung, gibt es bereits viele Chatbots, die auf den Internetseiten einiger Unternehmen einen interaktiven Kontakt und erste Hilfe anbieten. Wer öfters solche Programme benutzt hat, stellt jedoch bald fest, dass das eigene Anliegen leicht den Rahmen der Chatbots sprengt. Nach ein paar Frage-und-Antwort-Runden muss dann doch der menschliche Support übernehmen. Dies wird sich ebenfalls so schnell nicht ändern.
Neue Schwerpunkte in der Büroarbeit der Zukunft
Der Fokus in der Büroarbeit wird sich verschieben – hin zu solchen Aufgaben, die besser in menschlicher Hand bleiben, aber verstärkt durch digitale Tools unterstützt werden. Mitarbeitende müssen sich dafür passende IT-Kompetenzen aneignen. Dann verschwinden Routinetätigkeiten aus dem Arbeitstag und es entsteht Raum für anspruchsvollere, individuelle Vorgänge wie die kontinuierliche Verbesserung der digitalen Systeme oder die Kundenbetreuung. Speziell dafür braucht es jetzt mehr als früher Kompetenzen in Kommunikation, Konfliktmanagement oder Fachwissen. Genauso muss die interne Kommunikation teilweise neu erlernt werden, denn sie findet im Rahmen moderner Bürokonzepte oder von Hybrid Work nicht mehr nur von Angesicht zu Angesicht im Office selbst, sondern digital statt. Für mehr Produktivität im Büro sollten alle das Potenzial von Kommunikationstools kennen und beherrschen. Damit sind fast alle der wichtigsten Kernkompetenzen für erfolgreiche Büroarbeit der Zukunft genannt – bis auf eine: kontinuierliches Lernen ein ganzes Berufsleben lang. Denn im digitalen Zeitalter sinkt das Verfallsdatum von Wissen oder Fertigkeiten rapide. Immer schneller kommen Neuerungen oder gar ganze Umbrüche. Beim Selbstmanagement wie für die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeitenden braucht es deswegen hohe Flexibilität und die Bereitschaft sich mit der Digitalisierung weiterzuentwickeln. Dann hat Büroarbeit noch eine lange Zukunft und niemand muss sich allein wegen der Digitalisierung um den Arbeitsplatz Sorgen machen.
