Besprechungen zählen seit jeher zu den Basics der Zusammenarbeit in Unternehmen. Genauso lange gibt es wohl schon unterschiedliche Meinungen zu ihrem Sinn und ihrem Nutzen. Diese Meinungen wie die Ergebnisse einer Besprechung hingen schon immer wesentlich von der Vorbereitung, Durchführung und Moderation eines Meetings ab. Hier ist in der jüngsten Vergangenheit allerdings ein zusätzliches Problem entstanden, das die Wahrnehmung von Besprechungen – heute überwiegend online abgehalten – weiter entzweit.
Denn in vielen Unternehmen ist die Zahl der (virtuellen) Meetings einem Automatismus gleich mittlerweile stark angestiegen. Dieser Anstieg fand exponentiell und notgedrungen in der Coronazeit statt und hat sich seitdem auf hohem Niveau im Büroalltag etabliert, um eine Brücke zwischen Präsenzarbeit und Remote Work zu schlagen. Aber ist das wirklich in dieser Häufigkeit notwendig? Genau das fragen sich mehr und mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter heute und empfinden die Meeting-Inflation als störend und sogar schädlich.
Alarmierende Zahlen zum Thema Meetings
Die Kollaborationsplattform Miro hat in deutschen Büros nachgefragt. Für zwei Drittel der befragten Angestellten sind Besprechungen beziehungsweise Meetings nach wie vor wichtig oder sehr wichtig. Sie verbinden damit positive Aspekte wie die Kontaktpflege zu Kolleginnen und Kollegen oder die Förderung der eigenen beruflichen Entwicklung. Doch es kommt auch viel negative Resonanz:
- Mehr als die Hälfte der Befragten gibt an, wegen vielen Meetings die eigentliche Arbeit kaum noch oder nicht mehr bewältigen zu können.
- Rund 75 Prozent haben schon Bürotage erlebt, die ausschließlich aus Besprechungen bestanden.
- Beinahe ebenso vielen Menschen wurde das zu viel und sie fühlten sich deswegen phasenweise ausgebrannt.
Ein wichtiger Faktor dabei: FOMO oder Fear of missing out beziehungsweise die Angst, etwas (für die eigene Arbeit oder Karriere) zu verpassen. Wohl oder übel bleiben viele deswegen sogar für das Büro immer erreichbar und nehmen selbst in Freizeit oder Urlaub an Besprechungen teil. Zwei Drittel der Befragten haben dafür schon mindestens einmal ihre Erholung geopfert und drei Viertel klinken sich regelmäßig in Meetings ein, wo ihre Teilnahme lediglich optional wäre.
Anwesenheit bedeutet nicht gleich Teilnahme
Das Ergebnis eines Meetings hängt neben den schon eingangs genannten Faktoren Vorbereitung, Durchführung sowie Moderation weiterhin wesentlich vom Engagement oder dem Einbringen der Teilnehmenden ab. Im Homeoffice und anderswo bleibt die Teilnahme jedoch häufiger auf die reine Präsenz beschränkt. Virtuelle Meetings erlauben es viel mehr als echte Treffen im Konferenzraum der Firma, sich mit anderen Dingen zu beschäftigen. Rund 60 Prozent der Umfrageteilnehmerinnen und -teilnehmer haben das schon getan oder tun es regelmäßig: Da werden E-Mails gelesen, es wird im Netz gesurft, gechattet oder im besten Fall andere Arbeit erledigt. Manche kümmern sich auch um den Haushalt oder suchen gleich einen neuen Job …
Die Umfrage zeigt weiter: Extrovertierte Menschen fühlen sich in Meetings deutlich wohler als introvertierte, die sich hier weniger einbringen können oder wollen. Wie können Sie hier gegensteuern?
Anregungen für Meetings, die alle weiterbringen
- Meetings sollten Sachfragen behandeln, aber nicht ausschließlich.
- Daneben braucht es Raum für Befindlichkeiten, Emotionen, Meinungen oder Wünsche.
- Die Leiterinnen und Leiter einer Besprechung geben Themen und Regeln vor, nutzen das Meeting aber nicht nur für die Verkündung ihrer Entscheidungen oder allgemeiner Punkte. Dafür reicht eine einfache Rund-Mail.
- Der Kreis der Teilnehmenden bleibt auf die relevanten Personen beschränkt, kann selbst zu einem einzigen Thema variieren, wird aber nicht zu einer Massenveranstaltung für alle.
- Dementsprechend erfolgen persönliche Einladungen und nicht allgemeine Ankündigungen, die leicht zu FOMO führen.
- Mit der Einladung wird explizit eine Aufforderung verbunden, persönliche Fragen und Probleme zum Besprechungsthema einzubringen.
- Neben der Moderation eines Meetings erfordert auch der technische Rahmen einer Besprechung Beachtung. Die Technik muss reibungslos funktionieren und Moderierende sollten sich mit den technischen Möglichkeiten der genutzten Tools oder einer schnellen Problembehebung auskennen.
Zuletzt ist es unverzichtbar, allen Mitarbeitenden im Unternehmen wieder den Wert eines Meetings zu verdeutlichen und sie bei ihrer Teilnahme neu zu motivieren. Das gelingt jedoch nur, wenn bei allen Arten von Besprechungen vermehrt auf echte Notwendigkeit geachtet und das Meeting anschließend lösungs- und mitarbeiterorientiert gestaltet wird.
Nur so kann aus für viele immer lästigeren Pflichtterminen wieder etwas Positives und Produktives für Unternehmen und Mitarbeitende wachsen.
