In diesem Jahr nutzte bereits jedes fünfte deutsche Unternehmen (mit mehr als zehn Mitarbeitenden) Künstliche Intelligenz (KI). Und nicht wenige Menschen dort ziehen die Technologie bereits ihren Kolleginnen oder Kollegen vor.
Wo KI zum Einsatz kommt
Dass KI in der Zukunft der Büroarbeit einen festen Platz einnehmen wird, gilt schon länger als ausgemacht. In rund der Hälfte der großen Unternehmen gehörten KI-Anwendungen 2024 bereits zum Alltag, bilanziert das Statistische Bundesamt in einer aktuellen Erhebung. Zur KI-Nutzung in KMU besteht zwar eine größere Lücke, aber auch dort hat die Technologie schon um die 20 Prozent von sich überzeugt. Insgesamt wuchs die Zahl der deutschen Unternehmen, die mit Künstlicher Intelligenz arbeiten, gegenüber 2023 um rund acht Prozent. Die Nutzung reicht von Buchführung und Controlling über Marketing und Produktion bis hin zu Management oder Organisation quer durch alle Unternehmensbereiche. Typische Anwendungsbeispiele sind Textanalysen, Spracherkennung oder der Gebrauch generativer KI wie ChatGPT im Büroalltag. Insbesondere diese Anwendungsmöglichkeit zeigt, dass vor dem Einstieg in digitale Technologien nicht immer hohe Kostenhürden stehen müssen. In der Basisversion ist dieser Chatbot sogar kostenlos. Mehr Funktionalität kostet jedoch wie bei dem KI-Übersetzer DeepL oder anderen Angeboten zusätzlich – jedoch immer noch in einem für die Mehrzahl der Unternehmen sehr moderaten Rahmen. Auch gängige Büro- oder Unternehmenssoftware integriert zunehmend KI-Funktionalität. Microsofts Copilot für Excel, PowerPoint oder Word liefert dazu ein Beispiel, Künstliche Intelligenz und Maschinelles Lernen (ML) in Dokumentenmanagementsystemen (DMS)ein weiteres. Dort bildet KI dann auch kein aufpreispflichtiges Extra wie bei Microsoft 365, sondern steckt automatisch unter der Haube der Systeme, um ganze Arbeitsprozesse effizient und zuverlässig zu automatisieren.
Stichwort: Sicherheit von KI
Zweifel an der Sicherheit oder auch Bedenken zu Datenschutz und weiteren rechtlichen Aspekten halten immer noch viele von der KI-Nutzung ab (um die 50 Prozent). Das ist den großen Anbietern dieser Lösungen wohl bewusst. Die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und anderer zentraler Standards hat sich deswegen genauso zur Selbstverständlichkeit entwickelt wie die Zertifizierung zu dieser und weiteren Richtlinien. KI trifft jedoch außerdem auf andere Skepsis gegenüber der Technologie: ethische Bedenken oder Ablehnung der Mitarbeitenden aus Angst um den Verlust des Arbeitsplatzes. Zweifellos macht Künstliche Intelligenz manchen Arbeitsplatz überflüssig – besonders die mit einem hohen Anteil an Routinearbeiten. Andererseits entstehen neue Stellen für die KI-Anwendung und insgesamt wachsen Wettbewerbs- wie Zukunftsfähigkeit des Unternehmens durch diese und andere digitale Technologien. Transparente Kommunikation, Best Practise und mehr können hierzu Überzeugungsarbeit leisten. Klare Richtlinien und Grenzen zum KI-Einsatz treten ethischen Zweifeln entgegen.
ChatGPT: Einfach mal fragen
Oft ist es auch einfach die regelmäßige Nutzung, die Akzeptanz schafft. ChatGPT zeigt das exemplarisch. Indeed und Appinio haben jüngst 500 Anwenderinnen und Anwender in deutschen Unternehmen dazu befragt. 25 Prozent hielten dabei den Chatbot für kompetenter als ihre Kolleginnen oder Kollegen. Entsprechend bevorzugten gut 20 Prozent die Zusammenarbeit mit der KI. Etwa ein Drittel fragt inzwischen fach- oder inhaltlich lieber ChatGPT als das eigene Team. Inspiration holte sich längst die Hälfte der Befragten bei der generativen KI. Am Ende werden die Antworten des Chatbots sogar oft als das eigene Werk präsentiert – von Männern etwas häufiger als von Frauen. Beide Geschlechter greifen mittlerweile täglich oder mehrmals in der Woche auf ChatGPT zurück. Sie schätzen die Steigerung ihrer Arbeitseffizienz dadurch überwiegend als stark oder sehr stark ein. Mit der wachsenden Akzeptanz und Nutzung darf künftig ein weiterer Aspekt rund um Künstliche Intelligenz, KI im Büro, nicht vergessen werden: der Erhalt der zwischenmenschlichen Kommunikation und Interaktion in den Teams – zum Beispiel durch eine moderne Büroeinrichtung, die Produktivität und Zusammenarbeit wie soziales Miteinander gleichermaßen fördert.
