Sie suchen häufiger länger und genervt nach Unterlagen in Ihrem Büro oder Dateien auf dem Computer? Lassen Sie das. Nehmen Sie sich lieber kurz Zeit für diesen Text.
Glauben Sie nicht alles, was im Internet steht
Der Physiker Albert Einstein hat der Welt neben den Grundlagen der Relativitätstheorie auch eine Reihe von allgemeinen Weisheiten hinterlassen. Diese und noch viel mehr angebliche Einstein-Zitate finden Sie heute zuhauf bei einer Internetsuche. Beispielsweise:
- Ordnung braucht nur der Dumme, das Genie beherrscht das Chaos.
- Wenn ein unordentlicher Schreibtisch ein Zeichen für einen unordentlichen Verstand ist, wofür steht dann ein leerer Schreibtisch?
Zitatforscher wie der Österreicher Gerald Krieghofer sind solchen vermeintlichen Aussagen von Einstein und anderen nachgegangen und haben Sie überwiegend als falsch identifiziert. Dennoch haben sich die meisten längst ins kollektive Gedächtnis geschlichen und einige dienen direkt als Rechtfertigung für bestimmte Verhaltensmuster. Haben Sie vielleicht auch schon einmal einen vollgepackten, unübersichtlichen Schreibtisch – höhenverstellbar oder nicht – mit den beiden Beispielen angeblicher Einstein-Zitate erklärt? Und selbst wenn der Physiker diese Sätze jemals gesagt haben sollte: Er lag falsch!
Volltischler verlieren viel wertvolle Zeit
Türme von Akten, Briefen, Prospekten oder Fachzeitschriften neben Bildschirm, Tastatur und Maus, dazwischen gerade noch Platz für den Kaffeebecher und die Büro-Snacks: Für Organisationsexperten zeigen solche Schreibtische den Arbeitsplatz eines „Volltischlers“. Was nach harter Arbeit aussieht, ist in Sachen Produktivität aber eher ein Albtraum. Das Fraunhofer Institut identifizierte in einer Studie zum schlanken oder „Lean Office“ schon vor Jahren einen Verlust von rund zehn Prozent der Arbeitszeit, die hier nur für die Suche nach gerade benötigten Dokumenten oder Materialien verstreicht. Das mindert die Produktivität, steigert Genervtheit und Stresslevel. Ersparen Sie sich das und sorgen Sie mit diesen Tipps für mehr Ordnung im Büro.
6 ganz einfache Tipps für mehr Ordnung im Büro
#1 Fokus auf das Wesentliche
Niemand braucht 20 Kugelschreiber oder mehrere Exemplare anderer Büroutensilien auf dem Schreibtisch. Behalten Sie nur das griffbereit, was Sie wirklich täglich oder alle zwei Tage benutzen.
#2 Vorsicht vor Stapeln
Lose oder in Ablagefächern: Stapeln ist immer verlockend. Schnell landen hier Papiere, die nicht direkt benötigt werden, aber zu wichtig erscheinen, um sie direkt abzulegen oder zu entsorgen. Diese Sammlungen wachsen immer weiter und zum Aufräumen fehlt die Zeit oder die Motivation. Entscheiden Sie immer konsequent, was wirklich wichtig und aufbewahrungswürdig ist. Sortieren Sie dieses direkt in Mappen oder Ordner ein. So bleibt Ihr Schreibtisch frei von ständig wachsenden Papierbergen, die bald niemand mehr aussortieren und aufräumen mag.
#3 Regelmäßig aufräumen
Am Ende des Tages kurz den Schreibtisch aufräumen und alle vier Wochen Mappen und Ordner prüfen: So sorgen Sie effektiv für mehr Ordnung im Büro, wenn Unnützes regelmäßig verschwindet.
#4 Schluss mit Post-its
Die kleinen bunten Klebezettel können praktische Helfer sein – und genauso leicht zur Unordnung beitragen, wenn es zu viele werden. Haften Sie nicht mehr, müssen Sie außerdem mühsam gesucht werden. Arbeiten Sie stattdessen produktiver mit Notizbüchern, einzelnen Papiervorlagen für bestimmte Aufgaben oder direkt mit digitalen Tools.
#5 Arbeiten Sie papierlos
Besonders praktisch und effizient ist die Installation eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) im Unternehmen. Aber auch ohne ein DMS können Sie mit E-Mails oder Dokumenten direkt arbeiten. Nicht alles muss ausgedruckt werden. So halten Sie Papierberge auf dem Schreibtisch ebenfalls klein.
#6 Einfache Ordnung halten
Ihr Ordnungssystem sollte möglichst einfach bleiben. Mit einer schlanken Struktur haben Sie es immer gut im Griff – und genauso gut kommen Kolleginnen oder Kollegen etwa in Krankheits- oder Vertretungsfällen damit klar.