Archivierungslösungen

Das Herzstück Ihres digitalen Büros ist das elektronische Archiv. Dieses Archiv ist nicht einfach nur ein Ort, an dem Daten gespeichert und sicher aufbewahrt werden, sondern muss viele zusätzliche Anforderungen erfüllen, um revisionssicher zu sein.

Deshalb kommen für die Auswahl der passenden Software auch nur zertifizierte und vom jeweiligen Finanzamt anerkannte Programme infrage. Wir halten mehrere Alternativen bereit, denn je nach Unternehmensgröße, Ausstattungswünschen und Geldbeutel bietet sich eine andere Software an. Sicher und einfach zu handhaben sind sie alle. Wir haben Sie auf Herz und Nieren geprüft!

Damit die Software Ihren Anforderungen genauestens entspricht, analysieren wir mit Ihnen die Situation im Unternehmen und führen die nötigen Software-Anpassungen durch. Wir helfen bei der Implementierung und auf Wunsch auch beim laufenden Betrieb.

Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, vertrauliche Dokumente und sogar E-Mails professionell erfassen, speichern, wiederfinden, verwalten und jederzeit revisionssicher reproduzieren können – mit HAIN wird das digitale Archiv ein Kinderspiel.

Dokumentenmanagement, das zu Ihren Abläufen passt

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) hilft Ihnen, Dokumente zentral abzulegen, schnell wiederzufinden und Bearbeitungsprozesse übersichtlich zu gestalten. In Verbindung mit Multifunktionssystemen und Scannern lassen sich Papierdokumente direkt digital erfassen und den richtigen Vorgängen zuordnen. Das spart Suchzeit und erleichtert die Zusammenarbeit.

Wir beraten Sie bei der Auswahl und Einführung einer Lösung, die zu Ihren Geräten, Anwendungen und Arbeitsabläufen passt.

Dokumente zentral verwalten

Ob Rechnung, Vertrag oder Korrespondenz: Ein DMS führt Dokumente aus verschiedenen Quellen an einem Ort zusammen. Schlagwörter, Suchfunktionen und klar geregelte Zugriffsrechte helfen dabei, Informationen schnell und gezielt zu finden. Wir unterstützen Sie dabei, Ablage und Aufbewahrung passend zu Ihren Anforderungen zu gestalten.

E-Mails nachvollziehbar archivieren

Geschäftlich relevante E-Mails und Anhänge gehören häufig zu einem vollständigen Vorgang. Je nach eingesetzter Lösung können sie automatisiert oder gezielt archiviert und den zugehörigen Dokumenten zugeordnet werden. Welche Form der Archivierung für Ihr Unternehmen geeignet ist, klären wir gemeinsam mit Ihnen.

Alle Unterlagen zu einem Vorgang: die digitale Akte

In einer digitalen Akte stehen zusammengehörige Dokumente gebündelt zur Verfügung – etwa für Kunden, Personal, Geräte oder Projekte. So behalten berechtigte Mitarbeitende den Überblick und können auf benötigte Informationen zugreifen, ohne mehrere Ablagen durchsuchen zu müssen.

Dokumente auch unterwegs bearbeiten

Viele DMS-Lösungen ermöglichen den mobilen Zugriff auf Dokumente und Aufgaben. Je nach System können Mitarbeitende unterwegs Belege erfassen, Freigaben erteilen oder den Status eines Vorgangs prüfen. Wir zeigen Ihnen, welche Funktionen für Ihren Arbeitsalltag sinnvoll sind.